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Mesa de trabalho

O seu Processo de Home-office está Otimizado para trazer Produtividade?

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Introdução

Vocês já devem ter me ouvido dizer alguma vez nos nossos vídeos lá no Youtube: “tudo que fazemos na vida tem processo”! E é verdade. Eu acredito mesmo nisso. Só que algumas vezes participamos dos processos sem perceber ou temos que aprender um processo novo.

No caso do home-office, ele já era realidade para algumas profissões. Várias startups já funcionavam remotamente. Para quem é empreendedor, muitas vezes o home-office pode ser uma possibilidade ou até mesmo necessidade. Esta semana, com a recomendação da Organização Mundial de Saúde para evitar aglomerações e diminuir as chances de contágio pelo covid-19, muitas empresas liberaram seus funcionários para fazer home-office.

Neste novo cenário, muitas pessoas e organizações descobriram que não tinham seus processos de trabalho remoto preparados ainda. Por exemplo, várias pessoas passaram horas na empresa copiando arquivos da rede da empresa para pendrives ou HDs externos, pois os documentos ainda não estavam na nuvem. Outros esbarraram na falta de um ambiente apropriado na sua residência que pode ir desde a carência de uma internet de alta velocidade até a falta de equipamentos (laptop, por exemplo). Por fim, chovem relatos e piadinhas no whatsapp de amigos desesperados em como fazer reuniões virtuais com filhos, animais domésticos e televisões fazendo todo tipo de barulho ao redor. Me contem: vocês se viram em alguma dessas situações?

Todos esses imprevistos são normais no caso de um processo totalmente novo ou ainda não definido. Para contorná-los, precisamos começar a modelar o nosso processo de trabalho remoto. Sim, o processo de cada um pode ser diferente, pois leva em consideração as restrições e/ou facilidades impostas pela empresa, as ferramentas disponíveis, os recursos acessíveis, a vida doméstica de cada e as suas necessidades pessoais de bem-estar e produtividade.

Então, nada de desespero! Aos poucos, tudo vai se organizando e, no final das contas, você também vai poder perceber os benefícios da economia de tempo no deslocamento para o trabalho e ainda aproveitar um pouco do tempo para estudar e investir no seu crescimento pessoal e profissional.

Definindo o seu Processo de Home-Office

Perdido sem saber por onde começar e assustado com a sensação de que não está indo bem nem em casa e nem no trabalho? Respira e vamos as dicas:


1. Organização do Ambiente

Vamos começar do começo? Organize o seu ambiente de trabalho. Tire alguns minutos para refletir: em qual cômodo da casa você irá trabalhar? Se você já tem um escritório na casa, ótimo. Porém, esta não é a realidade da maioria das pessoas, que vai precisar achar um espacinho em casa para acomodar o material de trabalho. Não vale bagunçar a casa toda, principalmente se você mora com outras pessoas.

Além disso, também é preciso preparar:

  • Iluminação – será que você precisa de uma luminária, por exemplo?
  • Cadeira – ao longo do tempo, uma cadeira não ergonômica pode te trazer desconforto e ninguém é produtivo com dor;
  • Equipamentos – qual dispositivo eletrônico (computador, laptop, tablet, celular e etc) você vai precisar? Eles estão disponíveis? Funcionando? Têm espaço para receber os novos materiais e documentos? Estão aderentes às regras de segurança da informação da empresa?
  • Hidratação e Alimentação – trabalhar em casa facilita os lanchinhos e todos sabemos da importância de novos mantermos hidratados. Porém, muito cuidado com a proximidade de copos, garrafas e alimentos com os seus equipamentos. Se você ainda não está acostumado com o ambiente esbarra ou alguma criança ou bichinho de estimação entrar correndo… já viu o desastre né? Então, mantenha uma distância segura;
  • Outros materiais – o que mais você precisa? Caneta, lápis, bloco, post-it? Providencie e organize. Deixar tudo prontinho vai facilitar também a sua concentração.

2. Família e o Local de Trabalho

Se o home-office é uma novidade para você, imagina para a sua família (cônjuges, filhos, animais, plantas rs)? Muito provavelmente, eles não conseguem ver você em casa e não entender que você não está disponível para eles. Além disso, agora você ainda está tentando reservar para as suas atividades profissionais um espaço que antes era comum a todos. Difícil não?

Então, converse claramente sobre isso. Explique a importância de não ser interrompido quando estiver em uma reunião com outras pessoas. Utilize símbolos como portas fechadas, toalhas penduradas ou qualquer outro sinal para deixar claro quando não pode haver perturbação. Quando você estiver mais seguro da sua nova rotina e conseguir formular as regras para as pessoas ao seu redor, eles também saberão respeitar melhor os limites.


3. Planejamento do Dia

O trabalho remoto exige disciplina. Uma delas é para fazer uma programação do dia para que ele seja produtivo e caiba dentro da jornada de trabalho. Pense em quais atividades devem ser completadas em cada turno de trabalho. Organize as reuniões – você prefere concentrá-las ou espalhá-las ao longo do dia? Reserve tempo para reflexões e atividades que requeiram silêncio e criatividade.

Se você tem um gestor, uma equipe ou colegas envolvidos no mesmo projeto, use recursos (como status nas ferramentas, compartilhamento de eventos na agenda do grupo e etc.) para dar visibilidade a eles deste planejamento e sincronizar os horários em que precisam trabalhar juntos.


4. Comunicação

Lembre-se: não ir na empresa e trabalhar de home-office não significa que você pode sumir do mapa. Pelo contrário! Você precisa estar online durante a jornada de trabalho, disponível através de todas as ferramentas de comunicação definidas pela sua empresa ou equipe e interagindo com seus colegas de trabalho.

A comunicação é um aspecto-chave de uma colaboração bem sucedida no trabalho. Já é notório que a comunicação a distância impõe mais desafios ao relacionamento interpessoal. Assim, é preciso investir na frequência e qualidade das interações para manter o time alinhado aos objetivos que se deseja alcançar.

Desta forma, mantenha-se sempre preparado para reuniões utilizando vídeos. As chamadas com vídeos trazem muitos mais elementos de comunicação do que as chamadas somente por voz. Então, é importante tirar o pijama! Não precisar se vestir com trajes específicos para o trabalho faz com que algumas pessoas não tomem banho ou troquem de roupa antes de começar o dia de trabalho.


5. Ferramentas: Use-as ao seu favor!

É verdade que cada empresa adota as suas ferramentas para trabalho online. Saiba quais são e utilize-as a seu favor. Mantenha os arquivos na nuvem. Interaja com a sua equipe. Além disso, busque e explore novas ferramentas que possam facilitar sua vida. Só essa semana, já usamos 5 ferramentas diferentes para reuniões online: Google Hangouts, Skype, Webex, Teams da Microsoft e Zoom. Então, vale a pena experimentar e ver qual(is) se adapta(m) melhor às suas necessidades.

Outros tipos de ferramentas também podem contribuir muito para a sua organização nesta nova fase:

Só vale lembrar sempre: ferramentas sozinhas não resolvem todos os problemas!


6. Cuidado com as Interrupções

Um dos maiores desafios do home-office é que é muito fácil perder o foco. Um programa na TV chama a sua atenção e lá se foram 30 minutos. Uma questão doméstica de repente se torna prioridade máxima para você. Uma notificação no celular te leva a abrir uma rede social e lá está você rolando a tela infinitamente. Cuidado!

Para manter a produtividade, é importante manter o foco nas tarefas sendo realizadas em vez de checar e-mails e outras notificações de forma compulsiva. Reserve momentos específicos no seu dia para fazer isso.


7. Trabalho Remoto também precisa ter fim

Quando a gente ama o que faz e ainda está no ambiente caseiro, sem preocupação de não sair tarde do trabalho para não correr perigo no deslocamento para casa, às vezes ficamos tão entretidos no trabalho que nem prestamos atenção no tempo que já passou. Quando você se dá conta, pulou refeições, não fez pausas, não foi nem ao banheiro e já trabalhou muito mais do que a sua jornada normal de trabalho.

Atenção a este comportamento! Ele pode ser prejudicial ao seu bem-estar físico e mental. Assim, programe também as suas pausas ao longo do dia. Se necessário, utilize lembretes (físicos ou alarmes nos seus dispositivos) para se lembrar de movimentar o corpo, beber água, respirar e etc.

Seu dia de trabalho terminou? Ótimo. Levante-se e vá embora do escritório, mesmo que isso signifique apenas mudar de cômodo e começar a interagir com as outras pessoas da casa novamente.


8. Invista em Conhecimento e Aprendizado

O trabalho remoto traz mais liberdade e também mais responsabilidade. Agora, você está organizando o seu dia-a-dia de trabalho. Porém, não vale pensar somente de forma operacional em resolver um problema atrás do outro ou apagar incêndios o dia inteiro.

Como você se desenvolve? Como você pode crescer? O que mais você pode aprender? Em que direção você quer evoluir? Em quais cursos e formações você precisa investir? Acabaram as desculpas…agora você tem tempo para estas perguntas e para as suas respostas!

Para os analistas de processos, obviamente, eu não poderia deixar de mencionar o Curso online da dheka sobre Levantamento de Processos de Negócio. Esse curso vai ser um acelerador incrível para você nas suas entrevistas, reuniões de levantamento de processos, workshops e etc. Você já vai conseguir ir todo preparado e evitar as pegadinhas com os clientes. Além disso, tem certificado. Então, você também pode incluir no seu LinkedIn depois e usar isso como um investimento na sua carreira como um todo e não só no projeto de BPM que está fazendo hoje. Quer mais do que isso? 😊

Conclusão

Mais importante do que as nossas dicas, são incluir as práticas que fazem você se sentir bem. Lembre-se: é o seu processo de home-office. Pode dar o seu jeitão para ele. Inclua ou exclua atividades neste processo que façam você se sentir mais leve e disposto.

Após os primeiros dias em que tudo é novidade, o dia-a-dia vai ficar mais fácil e trabalhar em casa vai começar a mostrar as suas vantagens:

  • Poder trabalhar no sofá durante curtos intervalos;
  • Fim do tempo perdido no deslocamento para o trabalho;
  • Liberdade (e responsabilidade) para a auto-organização;
  • Sensação de realização no final do dia com as tarefas concluídas.

Tem outras dicas que você usa para o seu home-office? Compartilhe conosco!

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