blog

Metodologia e Ciclo BPM: Conheça as 6 fases determinantes

Versão para impressão
Compartilhe:

Introdução

A Gestão de Processos de Negócio (Business Process ManagementBPM) é uma abordagem disciplinar ou um ciclo contínuo para planejar, modelar, simular, executar, monitorar e melhorar os processos de negócio da organização, automatizados ou não, para alcançar resultados consistentes e alinhados com os objetivos estratégicos da organização. Porém quando uma empresa resolve gerir os seus processos de negócio, surgem diversas dúvidas: Como fazer? Por onde começar?

Existem metodologias que propõem o passo-a-passo para algumas fases do ciclo de BPM. Por exemplo, vale a pena destacar a metodologia de modelagem de processos do Sharp e Mcdermott (2001). Além das metodologias, também existem alguns guias que ajudam a realizar a gestão de processos nas organizações (BABOK, 2011) (ABPMP, 2009).

O que é Ciclo BPM?

“O Ciclo BPM (Business Process Management), em português “Gerenciamento de Processos de Negócios”, é um ciclo contínuo para projetar, modelar, simular, executar, monitorar e melhorar os processos de negócio da organização, automatizados ou não, para alcançar resultados consistentes e alinhados com os objetivos estratégicos da organização.”

Quais são as 6 fases do Ciclo BPM?

Planejamento de Projeto de BPM
Modelagem de Processos
Simulação de Processos
Execução de Processos
Monitoramento de Processos
Melhoria de Processos

[EBOOK GRATUITO] Por onde começar a estudar BPM?

Ainda na literatura podem ser encontradas diferentes propostas de ciclos de vida BPM: Shurter (2006), Kirchmer (2006), Jeston e Nelis (2006), Havey (2006), Muehlen e Ho (2005), Khan (2004), Smith e Fingar (2003), Jost e Scheer (2002), Burlton (2001) e Harrigton Esseling e Nimwegen (1997).

Já a dheka possui uma metodologia de gestão de processos que determina o passo-a-passo para realizar o ciclo completo de BPM na organização. Esta metodologia foi desenvolvida a partir da experiência prática de aplicação em dezenas de projetos reais em diferentes empresas.

A metodologia é composta por 6 fases. Veja um rápido resumo no video abaixo:

1. Planejamento de Projeto de BPM

Planejar como o projeto de gestão de processos de negócio será realizado na empresa.

Nesta etapa é realizado o diagnóstico para verificar quais os principais problemas e a melhor forma de resolvê-los utilizando a gestão de processos. Também é o momento do projeto em que são definidos o método, meta-modelo, notação e ferramenta que serão utilizados durante todo o ciclo de BPM. Para mais detalhes sobre como organizar estes 4 aspectos-chave de um projeto de modelagem de processos, veja esse nosso outro post.


2. Modelagem ou Mapeamento de Processos

Os processos são levantados, detalhados no conjunto de atividades que os compõem e validados para garantir que o seu entendimento está correto.

Curso Online Levantamento de Processos de Negócio

Técnicas de levantamento de processos de negócio para superar os problemas típicos.

Saiba mais

Nesta fase, o negócio da empresa é mapeado. Primeiramente é necessário conhecer a organização como um todo. Para isso, é desenhada a sua cadeia de valor, aonde são especificados os principais processos da empresa. Esses processos normalmente são classificados em três tipos: gestão, negócio e apoio ou suporte.

Depois que a cadeia de valor é definida, os processos são priorizados para que se inicie o levantamento do processo atual. Neste momento, são realizadas entrevistas (registradas em documentos de anotações – baixar template gratuito) ou aplicadas outras técnicas de levantamento (tais como workshops, questionários e etc.) com os principais responsáveis pelos processos. Após esse levantamento são desenhados os fluxos dos processos atuais (AS-IS) seguindo a notação de modelagem adotada e empregando a ferramenta de modelagem de processos.

Técnicas de Levantamento de Processos utilizadas na fase de modelagem de processos no ciclo BPM. As técnicas de levantamento de processos apresentadas na imagem são: entrevista, workshop, análise de documentos e questionário
Técnicas de Levantamento de Processos

As principais notações utilizadas no mercado são Business Process Management Notation (BPMN) e Event Driven Process Chain (EPC) (SCHEER, 1998). Já em relação às ferramentas de modelagem, existem diversas delas, com destaque para o ARIS, Bizaggi, Intalio  e ARPO.

Exemplo de processo modelado na fase de modelagem do ciclo BPM
Exemplo de processo

Esses fluxos são validados em workshops ou reuniões para verificar se estão de acordo com a realidade da organização e se o entendimento dos analistas de processo foi correto. Caso seja necessário, neste ponto são efetuados os devidos ajustes nos modelos de processos.


3. Simulação de Processos

Os processos são simulados com base em medidas de desempenho. Primeiramente, são planejados os resultados quantitativos que o processo deve alcançar. Em seguida, utilizando uma ferramenta de simulação, o processo é testado para verificar se ele está sendo executado da maneira prevista ou se estão ocorrendo possíveis filas ou gargalos.

Caso sejam detectados problemas, o processo pode ser alterado antes de ser disponibilizado para uso efetivo dentro da empresa. Quando o comportamento do processo estiver de acordo com o esperado, então ele poderá ser utilizado na prática.


4. Execução de Processos

Os processos são automatizados, implantados, executados e institucionalizados.

Primeiramente, é necessário planejar como será essa implantação, considerando necessidades de treinamento, aquisição de software, implantação de novos sistemas, mudanças na estrutura organizacional, remanejamento da equipe e etc.  A gestão da mudança vai auxiliar a organização a fazer as modificações de uma maneira que o impacto no dia-a-dia dos funcionários seja o menor possível. As mudanças devem ser vistas como algo positivo e não algo a atrapalhar e modificar o cotidiano de trabalho da empresa.


5. Monitoramento de Processos

Os processos são acompanhados através de indicadores de desempenho previamente definidos para verificar se houve desvios.

Caso os processos não alcancem os resultados esperados em relação aos indicadores definidos, é necessário tomar ações para controlar os desvios observados.


6. Melhoria de Processos

A situação atual (AS-IS) dos processos é avaliada criticamente, melhorias são propostas e o processo futuro (TO-BE) é projetado.

Na fase de melhoria é onde ocorre a avaliação da situação atual (AS-IS), para que sejam propostas melhorias e modelado o processo futuro (TO-BE) de acordo com essas melhorias.

As melhorias podem corresponder à inclusão, modificação ou exclusão de atividades, papeis, sequências, documentos, ferramentas de apoio, regras de negócio, entre outros. Para realizar a análise da situação atual podem ser utilizadas diversas técnicas.

Analistas avaliando um processo na fase de melhoria do ciclo BPM

Conclusão

Para fechar, vamos responder 2 perguntas muito comuns que surgem quando falamos do ciclo BPM:

Qual é a fase mais importante do Ciclo BPM?

Eu tenho que seguir o Ciclo BPM passo a passo?

Referências:

ABPMP, 2013,  Guia para Gerenciamento de Processos de Negócio – BPM CBOK – versão 3.0.

BABOK, 2009, A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge (BABOK Guide). International Institute of Business Analysis.

BURLTON, Roger. Business Process Management: profiting from process. Indianapolis: Sams Publishing, 2001.

HARRINGTON, H. J.; ESSELING, E.K.C.; NIMWEGEN, H.V. Bussines Process Improvement Workbook: documentation, analysis, design and management of bussines process improvement. New York: McGraw Hill, 1997.

JOST, W.; SCHEER, A. Business Process Management: a core task for any company organization. In: SCHEER, A.; ABOLHASSAN, F.; JOST, W.; KIRCHMER, M. Business Process Excellence. New York: Springer, 2002.

KHAN, Rashid. Business Process Management: a practical guide. Tampa: Meghan-Kiffer Press. 2003.

SCHEER, A. W., 1998, Business Process Engineering: reference models for industrial enterprises, Heidelberg, Springer-Verlag.

SHARP A.; MCDERMOTT P., 2001, Workflow Modeling: Tools for Process Improvement and Application Development. Artech House.

SMITH, H.; FINGAR, P. Business Process Management: the third wave. Tampa: Meghan-Kiffer Press, 2003.

Compartilhe:
gostei deste conteúdo
quero mais informações
X

nossas soluções

Assine nossa newsletter