Priorização Racional de Portfólio de Projetos |

março

14

2019

14 março 2019,
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Diante de várias iniciativas, onde todas são importantes para a organização, qual deve ser a ordem de implementação? Ou ainda, diante de um orçamento restrito, como escolher o que é melhor ser feito?

Esta é uma das situações com as quais o gestor se depara no seu dia-a-dia: escolher entre o que é mais importante fazer e o que é mais prioritário fazer. Será que o prioritário é importante ou o importante é que deve ter prioridade? Como se chega à definição do porquê o projeto X deve ser mantido no portfólio de projetos em detrimento do projeto Y?

As escolhas implicam em eventuais “perdas”. Isto é fato. Mas é importante gerir bem as expectativas das partes interessadas e deixar claros os critérios de escolha de forma que aquelas propostas que não sejam atendidas, pelo menos, possam ter os motivos explicados racionalmente.

Apoiar a decisão na melhor relação custo/benefício é uma alternativa, porém como devemos delimitar o que é custo e o que é benefício? O valor atribuído a estas grandezas depende das percepções das partes interessadas.

Na figura abaixo estão alguns exemplos de que diferentes dimensões mostram como é complexo determinar uma “tradução” exata para o que significa baixo custo e alto benefício. Por isso, um critério ou “tradução” único não é viável para se decidir sob qual(is) projeto(s) deve(m) ser realizado(s) ou não.

Diferentes percepções sobre baixo custo e alto benefício – adaptado de (VARGAS,2010)
POSSÍVEIS DEFINIÇÕES DE BAIXO CUSTO POSSÍVEIS DEFINIÇÕES DE ALTO BENEFÍCIO
Mais barato Melhoria nos processos
Mais rápido Operação mais eficiente
Menor risco Baixo turnover
Mais fácil Aumento da segurança da informação
Menos necessidade de recursos Adequação legal

Existe uma aplicação prática da matemática no processo decisório chamada de análise multicritério. Ela é robusta e simples ao mesmo tempo. Os conceitos utilizados são de proporção e percentual. O professor Thomas Saaty apresentou em 2005 (SAATY, 2005) uma proposta de utilização de um método hierárquico e multicritério para a tomada de decisão. Uma das aplicações deste método está em (VARGAS, 2010) para a seleção de priorização de projetos em um portfólio.

A proposta do professor Saaty consiste em comparar as opções duas a duas e qualificar esta comparação com a utilização de uma escala. Esta escala qualifica se a opção A é preferida em relação a opção B e qual a intensidade desta preferência. Por exemplo, a opção A pode ser Extremamente Preferida em relação a opção B e Igualmente Preferida em relação a opção C. Existe ainda a recíproca que diz que se A é extremamente preferida em relação a B então B é extremamente não preferida em relação a A. Na comparação duas a duas, a afirmação “A é extremamente preferida em relação à B” recebe o peso 9 enquanto que a afirmação recíproca recebe o peso 1/9.

Escala de relativa importância (SAATY, 2005)
ESCALA AVALIAÇÃO NUMÉRICA RECÍPROCA
Extremamente preferido 9 1/9
Muito fortemente preferido 7 1/7
Fortemente preferido 5 1/5
Moderadamente preferido 3 1/3
Igualmente preferido 1 1

Ao final das comparações existirá um ranking das opções expresso em grau percentual. Este percentual significa o quanto cada opção é preferida em relação às outras. Isto é, se o conjunto total das preferências corresponde a 100%, a opção A corresponde a 45% da preferência, a opção B corresponde a 30% da preferência e a opção C corresponde a 25% da preferência.

Para materializar esta proposta vamos imaginar uma situação mais próxima da realidade de gestão. Uma determinada empresa identificou que para atingir suas metas deste ano serão necessárias as implementações dos seguintes projetos:

Lista de projetos
PROJETO CUSTO ESTIMADO
Revisão dos processos da área de vendas R$ 500 mil
Adequação dos sistemas às necessidades do E-Social R$ 75 mil
Novo sistema de tratamento de anomalias R$ 200 mil
Revisão do plano de cargos e salários R$ 50 mil
Troca do Plano de saúde R$ 100 mil

A estimativa inicial para execução de todos esses projetos é de R$ 925 mil. Entretanto, a diretoria aprovou somente um orçamento de R$ 700 mil para projetos neste ano. Os desafios aqui são: escolher quais projetos devem ser executados e estabelecer uma sequência de execução de acordo com as preferências da diretoria.

Aplicando a abordagem de comparação dois a dois à lista de projetos obtém-se a tabela abaixo:

Tabela

Matriz de comparação dois-a-dois

Utilizando o processo descrito por Vargas (2010) e a escala Saaty são calculados os vetores de prioridade de acordo com os pesos dados a cada projeto na comparação dois-a-dois. Se o projeto A é preferido ao projeto B e o projeto B é preferido ao projeto C seria inconsistente afirmar que o projeto A NÃO é preferido ao Projeto C. Então Saaty (2015) propõe um índice de inconsistência que deve ser < 10%. Este índice, que é função do número de critérios, mede a imprecisão do resultado obtido e serve para ajustar as avaliações feitas nas comparações dois-a-dois (se A > B e B > C seria inconsistente afirmar que A < C).

Utilizando os valores referentes a cada uma das comparações e aplicando a técnica acima temos os projetos priorizados de acordo com a distribuição das preferências na figura abaixo. O índice de inconsistência para este caso ficou em 5%.

Lista de projeto priorizada
Projeto Percentual de preferência
Revisão dos processos da área de vendas 35%
Adequação dos sistemas às necessidades do E-Social 28%
Novo sistema de tratamento de anomalias 23%
Revisão do plano de cargos e salários 8%
Troca do Plano de saúde 6%


Interpretando o resultado:

De acordo com o julgamento feito ao comparar os projetos dois-a-dois, o método indica que o projeto preferido é “Revisão dos processos da área de vendas” e conta com 35% da preferência.

Aplicando esta priorização para utilização do orçamento com base na estimativa inicial de custo de cada projeto temos que só será possível a realização de 2 dos projetos mais prioritários e o terceiro não terá orçamento suficiente para conclusão. À medida que os projetos vão sendo executados cabe ao gestor os respectivos monitoramentos e avaliação levando a eventuais ajustes nesta priorização.

Projetos x orçamento
Projeto Percentual de preferência Estimativa de custo (em mil R$) Uso do orçamento (em mil R$)
Revisão dos processos da área de vendas 35% 500 500
Adequação dos sistemas às necessidades do E-Social 28% 75 575
Novo sistema de tratamento de anomalias 23% 200 775
Revisão do plano de cargos e salários 8% 50 825
Troca do Plano de saúde 6% 100 925


Conclusão

O método aponta uma priorização dos projetos que considera a comparação dois-a-dois. No caso apresentado a quantidade de projetos é pequena e as diferenças percentuais são grandes o que torna fácil a visualização. Utilizamos esta quantidade de projetos com objetivos didáticos. Mas, no mundo real, uma carteira de projetos pode ser bem maior. Para carteiras com 50 projetos, por exemplo, a ajuda do método é maior ainda.

Cabe sempre o ajuste com a sensibilidade do tomador de decisão, mas ele se sentirá mais seguro por estar apoiado por um método com fundamento científico.

Em breve teremos outras oportunidades de continuar a tratar o assunto trazendo situações um pouco mais complexas e variações desta abordagem.

Referências

SAATY, T. L. (2005). Theory and Applications of the Analytic Network Process: Decision Making with Benefits, Opportunities, Costs, and Risks. Pittsburgh: RWS Publications.

VARGAS, R. (2010). Utilizando a programação multicritério (AHP) para selecionar e priorizar projetos na gestão de portfólio. PMI Global Congress. 1-22p.

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Humberto Rubens Maciel Pereira
Humberto Rubens Maciel Pereira  
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Mestre em Sistemas computacionais – Data, Text Mining e Processos de negócio pela COPPE/UFRJ em 2009. Certified Project Management Professional (PMP) desde 2014.

Coautor do livro “Gerenciamento de processos de negócio (BPM – Business Process Management)” – Editora Érica e do livro “Análise e Modelagem de processo de negócio – foco em BPMN” –Editora Atlas.

Consultor especializado na realização de projetos de gestão em empresas de pequeno, médio e grande porte, com atuação nos segmentos privado e público.

Atuou durante mais de 10 anos na Petrobras exercendo atividades de gerenciamento de projetos (PMP), gestão de portfólio de projetos, modelagem de processos e automação de workflows, buscando sempre a geração de soluções para questões de negócios.

Experiência em projetos de Software Selection contemplando seleção de provedores e integradores de solução.

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