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PDCA: O Pai do Ciclo BPM

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Introdução

Você já tinha se dado conta que o Ciclo PDCA (Plan Do Check Act) é o pai do Ciclo BPM? Na verdade, considerando que o PDCA já é bem antiguinho (da década de 20), podemos até dizer que ele é o avô do Ciclo BPM.

Como será que os 2 ciclos se relacionam?

Entendendo o Ciclo PDCA

O ciclo PDCA (que já chegou a ser conhecido também como A Roda de Deming) foi criado na década de 1920, pelo estatístico americano Walter Andrew Shewhart. Originalmente, compreendia apenas 3 passos: especificação, produção e inspeção. Em 1951, William Edwards Deming evoluiu o modelo, incluindo um quarto passo.

Após diversas evoluções e amadurecimento, hoje o PDCA é um método mundialmente reconhecido como uma ferramenta de gestão e de qualidade, utilizado em diferentes contextos, tais como processos, projetos e até mesmo na solução de diferentes tipos de problemas.

O PDCA compreende as seguintes etapas:

P (do inglês – Plan) = Planejar

D (do inglês – Do) = Executar

(do inglês – Check) = Monitorar

A (do inglês – Act) = Agir ou Atuar

A figura nos indica que as etapas do PDCA são cíclicas, ou seja, a última etapa se conecta com a primeira e assim se repete continuamente.

Etapas do PDCA

Plan – Planejar

Esta etapa tem por objetivo planejar o que será feito. Assim, o contexto é analisado para a elaboração de um plano contendo os passos do que se pretende realizar.

Do – Executar

Esta etapa tem por objetivo tornar real o planejamento realizado na etapa anterior. É a hora de por a mão na massa. Por isso, costuma ser considerada uma das etapas mais importantes, pois é ela quem materializa de fato a solução do problema.

Check – Monitorar

Esta etapa tem por objetivo verificar o que foi feito na etapa de execução anterior, visando identificar o que funcionou ou não. Geralmente, os indicadores ajudam a medir os resultados positivos e os pontos que ainda precisam ser melhorados.

Act – Agir ou Atuar

Esta etapa tem por objetivo intervir de acordo com o resultado obtido e observado na etapa de monitoramento anterior. Caso não tenha sido obtido ainda o resultado esperado, deve-se identificar os pontos de melhorias e reiniciar o ciclo novamente. Caso o resultado tenha sido alcançado, deve-se incorporar a melhoria na rotina ou até mesmo em outros processos.

Ciclo PDCA x Ciclo BPM

O Ciclo BPM engloba 6 fases:

  • Projeto: Esta fase tem por objetivo planejar como o projeto de BPM será realizado na empresa. Também é o momento do projeto em que são definidos o método, meta-modelo, notação e ferramenta que serão utilizados durante todo o ciclo de BPM.
  • Modelagem de Processos: Esta fase tem por objetivo levantar, mapear e validar a situação atual (AS-IS) dos processos.
  • Simulação de Processos: Esta fase tem por objetivo testar os processos com base em medidas de desempenho para verificar se ele está sendo executado da maneira prevista ou se estão ocorrendo possíveis filas ou gargalos.
  • Execução de Processos: Esta fase tem por objetivo automatizar, implantar e institucionalizar os processos de negócio.
  • Monitoramento de Processos: Esta fase tem por objetivo acompanhar os processos através de indicadores de desempenho para verificar se houve desvios.
  • Melhoria de Processos: Esta fase tem por objetivo avaliar criticamente a situação atual (AS-IS) dos processos, propor melhorias e projetar um novo processo futuro (TO-BE).

Bom, só por essa breve descrição das etapas de cada um dos ciclos, você talvez até já tenha conseguido fazer a correspondência entre as etapas do PDCA com o Ciclo BPM, né? Vamos analisar?

Ciclo PDCACiclo BPM
PlanejarProjeto
ExecutarExecução
MonitorarMonitoramento
Agir ou AtuarMelhoria

O que chama a atenção? Reparem que as etapas de Modelagem e Simulação de Processos do Ciclo BPM não possuem uma correspondência direta. Por que? Porque, como discutimos anteriormente, o PDCA é um instrumento de gestão mais amplo e genérico. Logo, ele não possui etapas que são específicas do contexto de processos.

Conclusão

Para finalizar, vale destacar que não há restrições quanto a quantidade de vezes que o ciclo (PDCA ou de BPM) pode ser executado. Entretanto, convém que a cada rodada do ciclo algum resultado (mesmo que pequeno) seja alcançado.

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