Para que serve BPM? | dheka

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2019

23 setembro 2019,
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Quais são os objetivos das empresas que buscam o BPM?

As empresas que investem em uma iniciativa de gestão de processos de negócio (BPM) têm três objetivos principais que devem ser alcançados para que o sucesso seja atingido: redução de custos, redução do tempo de execução e melhoria de qualidade.

Redução de Custos, Redução de Tempo de Execução e Melhoria da Qualidade
Objetivos para iniciativas utilizando BPM

Para alcançar estes objetivos, é possível explorar diferentes aplicações práticas de BPM. Os esforços de modelagem ou melhoria de processos realizados pelas empresas em busca dos seus propósitos podem ser aproveitados e analisados segundo diferentes dimensões. Entenda a seguir como são ricos estes cenários de uso de BPM.

Melhoria da qualidade

A busca por BPM pode ocorrer em alguns tipos de cenários diferentes. Começamos com o cenário mais comum que é o da busca por melhoria da qualidade. Esse cenário geralmente ocorre quando a empresa encontra muitos problemas ligados à qualidade em seus processos, o que ocasiona diversos problemas no dia-a-dia da empresa. Por exemplo, quando algum profissional da empresa sai de férias e o gestor nota que há algo diferente nos processos que a empresa executa para entrega dos produtos ou serviços da empresa, acontece um acúmulo ou chegam muitas reclamações de clientes.

Alinhamento entre estratégia e processos

O segundo cenário ocorre quando a empresa ainda não possui um alinhamento entre os seus processos e os seus objetivos estratégicos.

Não deve existir processo sem objetivo e nem objetivo sem processo. Por que? Um processo que não está atendendo a nenhum objetivo estratégico da empresa é simplesmente um desperdício. Um gasto de recurso desnecessário que não está contribuindo para a empresa alcançar os resultados desejados.

Por sua vez, um objetivo sem processo atrelado a ele provavelmente nunca será alcançado, pois os esforços da empresa não estão direcionados nesta direção.

Neste caso, percebe-se claramente que falta um alinhamento e as empresas buscam por BPM para direcionar os seus esforços.

Automação de processos

O terceiro cenário ocorre quando precisa-se pensar em automação de processos. Existem algumas possibilidades para que a automação seja realizada. A forma mais comum é quando se quer automatizar um processo através de um sistema de informação. Nesse caso, a empresa compra ou desenvolve um sistema para ajudá-la na execução de um processo específico. Por exemplo, quando um gestor seleciona uma ferramenta de folha de pagamento para lhe ajudar com o seu processo de RH. Esse sistema irá apoiar somente este processo, mas pode não ter sido feito especificamente para o processo da empresa.

Outra forma de automação de processos é utilizando o BPMS (Business Process Management System), que é um sistema de automação de processos. Ele tem uma máquina de execução de processos onde o gestor configura os seus processos e o BPMS lê, interpreta e executa estes processos e roteia as atividades apropriadamente aos seus executores..

Por fim, a forma de automação de processos mais atual é o RPA (Robotic Process Automation), que é uma gestão de processos através de robôs. RPA é uma nova ferramenta tecnológica que automatiza atividades repetitivas de processos de negócio. Com esta tecnologia, robôs de software executam uma sequência de passos de um trabalho através da interação com as aplicações já existentes e utilizadas pelos profissionais da empresa.

Todas estas formas de aproximação entre Pessoas + Processos + Tecnologia têm trazido diversos efeitos positivos, mas também perspectivas preocupantes.

Colaboração e transparência

Há também um cenário que é muito comum nas empresas, que é o da colaboração e transparência. Imagine um cenário onde um órgão público, que está sujeito às leis de transparência e deve prestar informações para os cidadãos, precisa apresentar as suas informações, financiamentos recebidos, custos da sua operação e etc. Esses dados podem ser apresentados em relatórios enormes publicados no site simplesmente. Mas será que esta forma é efetiva? Ou será que mostrando os processos de trabalho, com os recursos alocados no processo, os custos de cada atividade e os gargalos do processo não fica mais fácil a análise e compreensão pelos cidadãos?

A colaboração entra em cena quando o gestor quer que as pessoas que trabalham nessa empresa colaborem, mas muitas vezes a colaboração não ocorre espontaneamente. Então, pode ser necessário um estímulo e divulgação dessa colaboração. Para que isso aconteça, é necessário um alinhamento entre a colaboração e os processos visando compreender os pontos onde a colaboração é realmente importante, visto que nem todo processo pode necessitar de colaboração.

Sustentabilidade

E, por fim, o último cenário envolve a questão da sustentabilidade. As empresas estão cada vez mais preocupadas com processos sustentáveis. Mas como olhar os processos do ponto de vista da sustentabilidade? Podemos buscar entender se há algum momento em que o processo consome algum recurso não renovável, se há a possibilidade de fazer algum tipo de reciclagem, reflorestamento ou se há algum desperdício.

O Green BPM ou BPM Verde se preocupa em analisar os processos de negócio, considerando o impacto ambiental que os produtos e serviços causam. A ideia é realizar a gestão de processos de maneira consciente, pensando na otimização dos recursos nas atividades do processo, na diminuição do impacto ambiental, na minimização do desperdício e na redução do consumo dos recursos não renováveis.

Conclusão

Observando todos esses cenários, o que notamos é que não importa qual é o cenário que motiva uma empresa. Os processos podem ser utilizados para diferentes fins, dependendo da ótica desejada, seja em relação à estratégia, tecnologia, transparência, colaboração, sustentabilidade ou até mesmo inovação.

Logo, percebemos que a gestão de processos e o BPM pode ajudar a mudar o mundo melhorando os processos em vários tipos de empresas, sejam elas privadas ou públicas. Muitas vezes percebemos que várias pessoas estão acostumadas a reclamar do desempenho de entidades públicas e empresas governamentais, mas podemos ver que é possível melhorar os processos de prestação de serviços para todos os cidadãos. O mesmo também pode acontecer com empresas privadas, muitas vezes recordistas de reclamações de clientes.

Na dheka, nós acreditamos que ao promover a gestão de processos estamos ajudando as empresas a trabalharem de uma forma melhor, levando boas práticas de gestão e ensinando as empresas a atuarem de forma mais inovadora.

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Andrea Magalhaes Magdaleno
Andréa Magalhães  
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Andréa é professora do Instituto de Computação (IC) da Universidade Federal Fluminense (UFF). Atuou como pós-doutora e pesquisadora pela COPPE/UFRJ em 2014 e na UNIRIO em 2015. Concluiu seu doutorado em Engenharia de Software com foco em Processos e Colaboração pela COPPE/UFRJ em 2013.  Também ministra cursos de pós-gradução e extensão pela PUC-Rio.

Experiência de participação em projetos de consultoria para diferentes empresas, como Marinha, Petros, Vale, TIM, Petrobras, SENAI-CETIQT, Shell, Arquivo Nacional e Mongeral Aegon. Atua há mais de 15 anos nas áreas de Gestão de Processos de Negócio (BPM), Gerência de Projetos e Requisitos. Atuou durante 2,5 anos como Gerente na Ernst Young (EY).

Nessas áreas, também ministra cursos de pós-graduação e extensão, orienta alunos e possui trabalhos publicados em congressos e revistas nacionais e internacionais.

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