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Os 11 elementos essenciais para representar processos

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Processos de negócio são muito utilizados como uma ferramenta de entendimento e comunicação. Para que ela funcione adequadamente, todos os interessados precisam estar familiarizados com os seus conceitos e elementos visuais para representar processos.

A ideia do Process Thinking é promover a análise e repensar dos principais processos de negócio de forma lúdica, ágil e inovadora. O principal objetivo é aproximar a gestão dos processos da realidade das startups e MPMEs, tornando-a um instrumento que faça parte da gestão do dia-a-dia destas empresas.

As notações mais utilizadas no mercado para representar processos são a BPMN (Business Process Management Notation) e a notação EPC (Event-driven Process Chain). As duas notações são bastante abrangentes e genéricas, pois foram feitas para cobrir a maior quantidade de situações. Porém, isto as tornou bastante complexas, especialmente com relação a quantidade de elementos possíveis, tornando o aprendizado mais lento e o entendimento mais complicado. A figura 1 apresenta um resumo dos principais elementos possíveis para a BPMN.

Quadro resumo dos principais elementos gráficos utilizados na notação BPMN para representar processos.
Resumo dos principais elementos da notação BPMN

É possível perceber a quantidade de gateways (controle de fluxo), atividades (de diferentes tipos) e, o que mais impressiona, a quantidade de eventos. Mesmo apresentados de forma concisa nessa figura, é complicado para o modelador saber como usar cada elemento desses. Para o leitor, será difícil entender um modelo que use todos esses elementos, pois ele dificilmente se lembrará de todas as suas variações.

Com isso em mente, desenvolvemos, baseados na BPMN e usando o catálogo de características de entendimento em modelos de processos (ENGIEL, 2012), a SPTL (Simplified Process Thinking Language) – notação de modelagem de processos do Process Thinking.

Ela foi pensada para ser fácil de modelar e entender processos simples do dia a dia de startups e MPMEs. A SPTL pode ser usada para modelar os 10 processos mais importantes de toda startup ou pequena empresa. A figura 2 apresenta todos os elementos possíveis na notação do Process Thinking.

Resumo de elementos utilizados na notação process thinking para representar processos.
Elementos da notação de modelagem simplificada do Process Thinking (SPTL)

São 11 elementos para representar cadeia de valor ou fluxos de processo. Para o mapa de processos (ou cadeia de valor), são 2 elementos, um representando o processo inicial, com a forma reta (#1), e outro representando um processo que começa após outro terminar, com a forma cavada (#2).

Os outros 9 elementos são usados para representar fluxos de processo. O bonequinho (#3) representa o ator do processo e pode estar posicionado ao lado do nome do processo, indicando que ele executa o processo inteiro, ou acima de uma atividade, indicando que ele executa apenas aquela atividade do processo. Os círculos com ícones de play e pause (#4 e #5) representam eventos iniciais e finais, respectivamente. O ícone de documento (#6) representa um recurso necessário à atividade ou produzido pela atividade, de acordo com a orientação da seta que conecta o recurso à atividade. Os retângulos com cantos arredondados representam as atividades do processo (#7), com atenção especial para os retângulos com símbolo de adição (#8), pois indicam que a atividade é, na verdade, um processo dentro de outro. Por fim, três ícones são usados para controlar o fluxo do processo: losangos com “E” (#9) indicam que todas as atividades precisam ser executadas para o fluxo seguir adiante. Losangos com “?” (#10) representam decisões dentro de um processo. E losangos com “OU” (#11) indicam que pelo menos uma das atividades precisa ser executada para o fluxo seguir adiante.

A figura 3 apresenta um exemplo de processo de estratégia, Manter plano de negócio, para que se possa ver a notação do Process Thinking em ação.

Exemplo de uso da notação process thinking, utilizada para representar processos.
Figura 3 – Exemplo de aplicação da notação do Process Thinking

Bem simples, não? Especialmente se compararmos as figuras 1 e 2, fica claro que a notação apresentada na figura 2 preza pela simplicidade e facilidade de uso. Essa notação foi baseada em pesquisas inovadoras e na experiência dos nossos analistas de processos.

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Referências

ENGIEL, Priscila. Projetando o entendimento de modelos de processos de prestação de serviços públicos. Dissertação de mestrado, UNIRIO, 2012.

MAGDALENO, A. M.; ENGIEL, P.; TAVARES, R. L.; et al., 2017, “Bridging the Gap between Brazilian Startups and Business Processes – Process Thinking’s Initial Exploratory Case Study“, Revista Brasileira de Sistemas de Informação (iSys), v. 10, n. 1, pp. 19–38.

VALENTIM, M. “Modelagem de Processos de Negócio para Startups – Processo de Gestão da Inovação do Process Thinking”, Trabalho de Conclusão de Curso (TCC), Universidade Federal Fluminense – UFF, Niterói, RJ, Brasil, 2019.

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