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Usando a Matriz RACI nos Projetos de BPM

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Introdução

Você já usou Matriz RACI mesmo que não tenha sido para BPM? Já conhece a variação chamada matriz RASCI? Sabe analisar e interpretar uma matriz RACI? Nesse post eu vou te mostrar como é simples o passo a passo para construir a matriz. Porém, criar uma matriz RACI não é o suficiente. É preciso também saber o que fazer com as informações da matriz – como analisá-la e interpretá-la?

Origem da Matriz RACI

 A Matriz RACI não é específica do mundo de Gestão de Processos de Negócio. Ela é uma matriz de gestão então talvez você já a conheça de outros contextos. É comum utilizá-la em gestão de projetos e, principalmente, em projetos de transformação organizacional.

RACI é um acrônimo em inglês – Responsible, Accountable, Consultant, Informed – que em português significa Executor, Responsável, Consultado e Informado. Ela pode ser utilizada para distribuir responsabilidades, rever a carga de trabalho e a divisão de responsabilidades entre os diferentes atores do processo. Então, é possível usar a RACI junto com a análise de competências ou para determinar, nas fronteiras do processo, quais as responsabilidades de cada participante no processo. 

 Papéis da Matriz RACI

Responsible – Executor

Coloca a mão na massa e executa as atividades do processo. É possível ter mais de um executor em cada atividade.

Accountable – Responsável

Assume a responsabilidade pelo resultado das atividades que serão executadas. Pode delegar as atividades e cobrar o bom resultado das atividades do processo. Em última instância, recebe os ônus e os bônus pelos resultados gerados. Deve existir somente 1 responsável por cada atividade.

Consultant – Consultado

Precisa ser consultado antes de ser feito alguma atividade significativa no processo. É possível ter mais de 1 consultado na matriz RACI das atividades do processo.

Informed – Informado

Deve ser informado depois que aconteceu alguma coisa significativa nas atividades do processo. É possível ter mais de 1 informado na matriz RACI das atividades do processo.

Passo a passo para criar a Matriz RACI

1o passo – Verificar a necessidade de uma Matriz RACI: Alguns processos têm poucos atores. Em outros casos, as fronteiras entre os diferentes atores estão muito bem definidas, ou seja, é bem clara a participação de cada um.

2o passo – Listar as atividades do processo: Usando as boas práticas de nomenclatura de atividades (verbo no infinitivo, uso de verbos bem específicos deixando bem claro o objetivo de cada atividade). Colocar uma atividade em cada linha da matriz.

3o passo – Listar os atores do processo: Podemos estar falando de executores, responsáveis, consultados e informados. Todos que têm participação direta no processo devem ser listados. Colocar um ator em cada coluna da matriz.

4o passo – Preencher a matriz com os “R”, “A”, “C” e “I”:  Preencher a matriz na vertical e na horizontal. Ou seja, analisar como é a participação de cada ator em cada uma das atividades e percorrer cada atividade observando a participação dos atores. Podem ter uma ou mais células vazias na matriz, visto que algum ator pode não ter participação em alguma atividade. 

5o passo – Distribuir conhecimento entre os participantes do processo: É importante que cada ator do processo saiba qual é sua participação e o que eles devem fazer no processo. Se eles não tiverem clareza sobre o que devem fazer, permanecerão com um problema de divisão de responsabilidades e de falta de clareza entre as fronteiras de atuação de cada um.

6o passo – Lembrar que a Matriz RACI não é estática. Periodicamente, é importante atualizá-la, pois podem ter ocorrido mudanças nas atividades ou nas responsabilidades.

Exemplo de Matriz RACI

Exemplo de Matriz RACI

No exemplo acima temos 3 atividades: “Elaborar proposta comercial”, “Conceder desconto” e “Assinar contrato”. Nas colunas temos 4 atores: “Diretor de Negócios”, “Gerente Comercial”, “Gerente Técnico” e “Analista Comercial”. E eu preenchi a matriz com os “R”, ”A”, ”C”, ”I”.

Como analisar uma matriz RACI?

Na horizontal eu analiso do ponto de vista das atividades, será que tenho uma distribuição boa das minhas atividades?

  • Digamos que eu veja uma atividade que tem muitos “R”, será que precisamos de tantos executores nessa atividade?
  • Se eu encontro muitos “A” isso pode significar uma indefinição de responsabilidades.
  • Se eu vejo que alguma atividade não tem nenhum “R” e nenhum “A”, isso pode significar que não tem ninguém responsável ou executando essa atividade então possivelmente ela não está sendo realizada e pode ser que essa atividade não seja necessária.
  • Se há muitos “C” isso me leva a tentar entender se há necessidade de tantas pessoas sendo consultadas antes de realizar determinada atividade.
  • Se há muitos “I” a pergunta que eu me faço é: todo mundo precisa realmente ser informado sobre essa atividade?

No nosso exemplo, podemos ver que a atividade de assinatura de contrato tem muitos “I”. Será que todos esses atores precisam ser informados? A atividade da proposta comercial tem 2 “A”, o que leva a pensar que há uma hierarquia entre eles e que não está claro de quem é a responsabilidade.

A segunda forma de analisar é olhando verticalmente, observando o ponto de vista dos atores.

  • O primeiro ponto a se observar é se há algum ator que não está executando nada e se houver, a pergunta a se fazer é: ele realmente precisa fazer parte desse processo ou eu posso remover esse ator desse processo?
  • Por outro lado, se eu olho que um determinado ator tem muitos “R”, eu vejo que esse ator executa muitas atividades no processo. Será que não é trabalho demais concentrado em um só ator? Talvez seja necessário redistribuir a execução das atividades do processo.
  • Se eu olho para um ator que não tem nenhum “A” também é um ponto a ser analisado. Se ele tem um cargo mais operacional talvez faça sentido mesmo mas se ele tem um cargo mais elevado então talvez ele possa ser atribuído alguma responsabilidade no processo.
  • Quando vemos um determinado ator que não tem nenhum espaço vazio eu me pergunto se aquele ator pode estar com trabalho demais, sendo informado demais ou consultado demais.
  • Se eu vejo que tem um ator com muitos “A”, isso significa que aquele ator tem muitas responsabilidades e indica que possivelmente poderia haver uma distribuição de responsabilidades maior no processo.

Matriz RASCI – Uma variação da RACI

O “S” significa “Suporte”, ou seja, o ator que vai conceder recursos ou colaborar em uma atividade. Nesse caso, é comum que se use o “S” quando existe um ator que executa a atividades, mas também existem outros atores que colaboram na execução daquela atividade.

Conclusão

A matriz RACI pode ser muito útil na análise de processos além de também ter um amplo uso na gestão de projetos. Se você tem interesse em saber mais sobre gestão de processos ou gestão de projetos entre em contato conosco!

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