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Reutilização de Processos

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Introdução

A série Hot Topics aborda temas avançados e futuristas em BPM. Fique por dentro das tendências e novidades da área de Gestão de Processos de Negócio:

Reutilização de Processos

Reutilização ou Reuso de Processos não se trata de ‘copy paste’ de processos. Existe uma grande diversidade de empresas, equipes, pessoas, produtos, serviços, clientes, localidades e etc. Neste contexto, vocês acham que seria possível ter apenas um processo para representar todas as variações possíveis dentro de uma empresa?

Antigamente, algumas empresas tinham a ideia: “Vamos modelar todos os processos para padronizar nas diferentes localidades, para os diferentes tipos de produtos ou para os diferentes tipos de serviços”. Por outro lado, existem também alguns aspectos do processo que se mantêm inalterados, podendo ser considerados comuns ao longo de muitas execuções.

Contudo, atualmente, muita gente já percebeu que nem sempre a ideia da padronização forçada é a melhor opção, devido a importância de respeitar as diferenças que são benéficas em alguns casos.

Mas o que podemos fazer para ‘abraçar’ essa diversidade? Precisamos ter uma maneira mais produtiva de definir e modelar esses processos. Não vamos ficar sempre definindo e modelando processos semelhantes do zero, já que eles têm uma série de coisas em comum. Então como eu faço para aumentar a produtividade?

Abordagens de Reutilização de Processos: Adaptação x Composição

A Reutilização de Processos possui duas abordagens:

  • Adaptação de Processos
  • Composição de Processos

Qual é a diferença entre elas?

A Adaptação de Processos vem da seguinte ideia: “Um processo que já estava definido é customizado para o contexto atual”.

Já a Composição de Processos vai na seguinte linha: “Eu tenho partes de processos (ou componentes de processos) que eu posso combinar, como se eu estivesse montando um lego”. Eu trabalhei com a ideia da Beans Composer, que falava das composições dos componentes de processos (MAGDALENO e NUNES, 2004).

Em ambas as abordagens, é preciso saber representar o que é comum e o que é variável entre os processos. Como podemos pegar um processo e o especializar? Como criar um processo pra ser comum para todos?

Definição de Process Line (Linha de Processos)

O conceito de Process Line (Linha de Processos) é originado das Linhas de Produtos de Software (LPS) (NORTHROP, 2002). As empresas que trabalham com equipamentos ou tecnologias, como as empresas de celulares, têm linhas de produtos para os seus aparelhos.

Essa mesma ideia foi reinterpretada para processos. Washizaki (2006) define uma LPS como “um conjunto de processos de um determinado domínio de problema ou com um determinado propósito, que tem características em comum e é construído baseado em ativos reutilizáveis de processos”. Segundo Ternite (2009) uma linha de processos é definida de forma similar: “conjunto de processos que capturam similaridades e variabilidades controladas. Cada um desses processos é desenvolvido a partir de um conjunto comum de ativos reutilizáveis (características) de forma predefinida”. Sutton e Osterweil (1996) sugeriram o conceito de “família de processos”, que significa basicamente o mesmo que uma linha de processos, mas sem a conotação de uma sequência linear. Barreto et al. (2009) definem uma linha de processos como “uma arquitetura de processos que estabelece os elementos (componentes ou atividades) principais dos processos e como eles se relacionam”. Na dheka, adota-se a seguinte definição de linha de processos é:

“Conjunto de processos que compartilham um conjunto de características comuns desenvolvidos a partir de artefatos, que podem ser reutilizados e combinados entre si, segundo regras de composição e recorte, para compor e adaptar processos” (MAGDALENO, 2013).

Uma linha de processos funciona como uma fábrica, que instancia processos com características similares, mas, ao mesmo tempo, com algumas características específicas que os diferenciam, através da combinação de componentes existentes. Desta forma, uma linha de processos pode ser vista como uma coleção de produtos similares, mas não idênticos.

O que é e como colocar em prática a reutilização de processos? Saiba como aumentar a sua produtividade e do seu BPM Office!

As linhas de processos têm alguns objetivos:

  1. Aumentar a produtividade na definição do processo, diminuindo o esforço de ter que modelar tudo do zero.
  2. Aumentar a qualidade do processo que está sendo definido, uma vez que estaremos reutilizando o conhecimento dos especialistas. Os processos que já estão disponíveis para serem reaproveitados, seja através da adaptação ou da composição, já foram pensados, definidos e verificados por especialistas, então já temos uma modelagem com um nível de qualidade elevado.
  3. Permitir representar as similaridades e diferenças, ou as variabilidades do processo. Também podemos apresentar o que é obrigatório e o que é opcional em um processo.
  4. Diminuir os riscos de uma definição inadequada do processo. Diminuir os riscos de não se ter o processo definido da melhor forma, uma vez que estaremos reaproveitando um trabalho.

Então, a intenção é conseguir fazer mais rápido, com melhor qualidade, com menor chance de errar e conseguindo representar as diferenças. É isso o que estamos buscando com as Linhas de Processos.

Para Reutilização x Com Reutilização

Existem duas abordagens para se trabalhar com Linhas de Processos:

  • Modelagem de Processos para Reutilização;
  • Modelagem de Processos com Reutilização.

A Modelagem de Processos para Reutilização é a criação de um processo genérico que possa ser utilizado em outros processos específicos que serão definidos futuramente. Neste caso, estamos trabalhando para fornecer uma estrutura de processos mais geral que poderá ser reaproveitada em outros processos.

Um exemplo de processos definidos para reutilização são os frameworks de processos, como o APQC ou o nosso Processo Thinking voltado para pequenas empresas e startups.

A Modelagem de Processos com Reutilização é a modelagem de um processo específico aproveitando a estrutura reutilizável que está disponível para nós. Então, vamos reutilizar os processos genéricos que estão disponíveis como ponto de partida para customizar nosso processo especializado.

Na primeira abordagem, contribuímos com o todo e na segunda aproveitamos esse todo para usar no nosso cenário particular. Em ambas as alternativas, estaremos modelando processos, mas em uma estaremos modelando o genérico e na outra estaremos modelando o específico.

Padronizar ou Respeitar as Diferenças?

Nem tudo é perfeito, por isso também temos alguns desafios. A primeira discussão que as empresas precisam refletir: Queremos padronizar tudo, de forma que todas as equipes trabalhem igual em todos os locais, produtos e serviços ou vamos permitir a flexibilidade para termos uma variação entre os processos? É preciso tomar a decisão de abraçar as diferenças para que a adoção da linha de processos seja vantajosa para a empresa.

Como Representar as Variações de Processos?

Outra pergunta que sempre temos é: Como representar as variabilidades dos processos? Para isso, temos três conceitos que usamos quando trabalhamos com Linhas de Processos, que são:

  • Mandatório e Opcional;
  • Ponto de Variação, Variante e Invariante;
  • Regras de Inclusão e Exclusão.

a) Mandatório e Opcional

  • Elementos mandatórios: elementos que devem obrigatoriamente estar presentes em todos os processos da empresa derivados a partir da Linha de Processos. Em geral, representamos através de uma linha contínua na sua borda;
  • Elementos opcionais: elementos que podem ou não estar presentes nos processos derivados a partir da Linha de Processos, oferecendo flexibilidade para a definição do processo específico. Em geral, representamos através de uma linha pontilhada na sua borda.

b) Ponto de Variação, Variante e Invariante

O conceito de variabilidade é trabalhado através da classificação de um elemento do processo como Ponto de Variação, Variante ou Invariante. Cada elemento do processo não pode ser classificado com mais de um dos tipos de variabilidade definidos:

  • Pontos de variação: refletem as possibilidades de customização do processo e podem ser configurados através das diferentes variantes. Os pontos de variação são como ‘buraquinhos’ nos processos, em que podemos escolher como vamos preenchê-los, acoplando componentes de processos distintos. Então pode ser que em um lugar executemos aquele processo com um subconjunto de atividades e em outro local exista outro subconjunto de atividades.
  • Variantes: atuam como alternativas para se configurar um ponto de variação, ou seja, uma variante é uma das possíveis implementações de um ponto de variação. As variantes estão disponíveis na ‘prateleira’ para escolhermos entre as formas possíveis de preencher um determinado ‘buraquinho’ no processo;
  • Invariantes: elementos fixos que representam elementos não configuráveis em um processo. Ou seja, são elementos mais rígidos do processo.

c) Regras de Inclusão e Exclusão

A especificação de restrições entre os elementos do processo, que inclui os relacionamentos de dependência e mútua exclusividade, é uma forma de indicar a necessidade ou incompatibilidade da seleção conjunta de elementos (OLIVEIRA, 2006). Tais conceitos podem ser representados através do uso de regras de composição:

  • Regras de inclusão: definem relações de dependência entre duas ou mais características, indicando que elas devem ser selecionadas em conjunto. Ou seja, se você colocar essa atividade no processo, você também é obrigado a colocar esta outra aqui.
  • Regras de exclusão: definem relações de mútua exclusividade entre duas ou mais características que não devem ser escolhidas em conjunto. Por exemplo, se você escolheu essa atividade para o seu processo, então você não pode ter essa outra atividade aqui.

Dessa forma, garantimos que algumas regras (da empresa ou até mesmo da legislação em vigor) serão cumpridas e ao mesmo tempo oferecemos flexibilidade para que cada equipe, localidade, produtos e serviços representem a sua forma de trabalho.

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