Introdução

Na modelagem de processos, podemos utilizar para diversas finalidades, como a automação de processos ou a melhoria de processos. Empresas de diferentes perfis podem utilizar a modelagem de processos, desde a pequena empresa até as grandes corporações.

O que todas elas têm em comum é que uma das primeiras etapas de um projeto de BPM é o levantamento de processos. Esta pode ser a etapa mais complexa de um projeto de BPM, pois a qualidade das informações capturadas nessa etapa irá impactar diretamente a qualidade de toda a modelagem e, consequentemente, de todo o projeto de BPM.

Um levantamento de informações da situação atual (AS-IS) dos processos bem feito permite uma análise de gap precisa e, portanto, um modelo futuro (TO-BE) alinhado com o contexto da organização.

Visando aumentar a qualidade na etapa de levantamento de processos, a dheka criou a Ficha de Processos, um artefato simples que resume as principais informações sobre cada processo em uma única página.

Técnicas tradicionais de levantamento de processos

O levantamento de processos tradicionalmente utiliza uma ou mais técnicas de levantamento, como análise de documentação, workshops, entrevistas, benchmarking, entre outras. Destaca-se a técnica de entrevista como uma técnica insubstituível para o levantamento de conhecimento (BHAUMIK e RAJAGOPALAN, 2009). Até hoje, as empresas amplamente adotam a entrevista como a técnica mais utilizada no dia-a-dia.

Mesmo que a técnica de entrevista ofereça diversas vantagens em relação às outras técnicas, alguns desafios podem emergir devido a dificuldade de interpretação, dificuldade por parte do entrevistado em se expressar corretamente, dificuldades na captura de conhecimento distribuído entre vários colaboradores (BALOIAN et al., 2011), entre outros.

Ficha de Processos

A Ficha de Processos é uma técnica desenvolvida na Dheka com o propósito de dar suporte ao levantamento de processos, mostrando um resumo dos processos em um one-page report. Muitas pessoas têm utilizado esse tipo de artefato, portanto, para apresentar informações em uma visão geral de alto nível. Um exemplo bastante conhecido é o CANVAS de modelo de negócio (OSTERWALDER e PIGNEUR, 2011).

Em seu template original, a ficha apresenta: objetivos do processo, principais atividades, insumos e produtos. Entretanto, este template pode ser adaptado para apresentar também os atores participantes naquele processo, ou outro campo que seja considerado necessário como: normativos, regras de negócio, sistemas utilizados, entre outros.

Os analistas de processos, em conjunto com os stakeholders, podem preencher as Fichas de Processos durante a reunião de levantamento de processos. Assim, a Ficha atua como um facilitador para a extração do conhecimento de maneira simplificada, obtendo-se os elementos mais importantes do processo para que haja uma compreensão rápida de alto nível daquele processo. Na ferramenta de modelagem de processos, o analista pode levantar elementos para que o stakeholder os visualize e corrija, caso necessário, antes de realizar o desenho do processo AS-IS.

Em outro cenário…

Na equipe de analistas de processos que participam do projeto BPM, podem usar a Ficha de Processos para alinhar conhecimento. Assim, os analistas que estão realizando o levantamento de processos em áreas diferentes podem rapidamente alinhar os processos que estão sendo levantados em tempo de projeto. Isso pode ser muito útil para substituir a leitura de longas atas de reuniões que contém o conhecimento extraído dos stakeholders.

A partir das informações levantadas e registradas, é possível utilizar a ficha como insumo para modelar o fluxo de processo. Assim, iniciamos a representação do processo na ferramenta de modelagem escolhida de forma estruturada e com menor chance de erro ou retrabalho.

Outra forma de uso da Ficha de Processos é, portanto, como instrumento de validação dos processos modelados. Nesse caso, otimiza-se o tempo utilizado na validação dos processos e nos ajustes do fluxo de processos que são feitos após a validação.

Flimple

Além do template oferecido, a Ficha de Processos também pode ser utilizada como ferramenta computacional. Além disso, está disponível através da plataforma Flimple, oferecida de forma online. A ferramenta é intuitiva e permite o armazenamento das fichas com acesso através do navegador.

Para começar a utilizar o Flimple, basta criar uma conta. Em seguida, adicionar um novo projeto, criar um macroprocesso e, finalmente, criar uma ficha.

Após preencher os campos indicados basta salvar a ficha no macroprocesso ao qual ela se refere. Desta forma, é possível ter uma fácil organização e localização das fichas dos diferentes processos.

Também, além disso, é possível movimentar as fichas entre os macroprocessos de um projeto através de “arraste e solte” tanto na página do projeto quanto na página da ficha, selecionando o macroprocesso desejado. Adicionalmente, é possível atribuir tags às fichas para classificá-las por diferentes assuntos.

No modelo freemium, a Flimple opera, ou seja, os usuários podem utilizar a ferramenta gratuitamente até 5 fichas de processos e também podem pagar uma assinatura para ter acesso completo a todas as funcionalidades que a plataforma oferece.

Cenários de Uso

• Mobile: A Ficha de Processos pode ser utilizada através de celular, tablet ou computador, bastando ter um editor de arquivo ppt ou acesso à web (no caso do uso da Flimple);
• Papel e caneta: É comum que durante a entrevista de levantamento de processos, o analista faça anotações em papel, e nesse caso, o template pode ser impresso e utilizado como ferramenta de apoio à entrevista, facilitando o esclarecimento de dúvidas e a exposição do conhecimento por parte do entrevistador, que muitas vezes tem dificuldade em expressar o conhecimento tácito.

Conclusão

A Ficha de Processos é uma técnica simples que pode ser utilizada em diversos cenários: auxiliando na gestão de conhecimento dos analistas de processo durante um projeto de BPM, dando suporte a outas técnicas de levantamento de processos, apoiando a interação com os stakeholders e proporcionando colaboração ao levantamento de processos.

Referências

BALOIAN, N.; ZURITA, G.; SANTORO, F. M.; et al., 2011, A collaborative mobile approach for business process elicitation. In: 15th International Conference on Computer Supported Cooperative Work in Design (CSCWD), p. 473–480.

BHAUMIK, S. S.; RAJAGOPALAN, R. Elicitation techniques to overcome knowledge extraction challenges in “as-is” process modelling: perspectives and practices. International Journal of Process Management and Benchmarking, v. 3, n. 1, p. 47–59, 1 jan. 2009.

OSTERWALDER, A.; PIGNEUR, Y. Business Model Generation: Inovação Em Modelos De Negócios. Edição: 1 ed. Rio de Janeiro: Alta Books, 2011.