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Como utilizar Fichas de Processos no Levantamento de Processos

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Introdução

Sabemos que a modelagem de processos pode ser utilizada para diversas finalidades como, por exemplo, a automação de processos ou a melhoria de processos. Sabemos também que a modelagem de processos pode ser utilizada por empresas de diferentes perfis: desde a pequena empresa até as grandes corporações.

O que todas elas têm em comum é que uma das primeiras etapas de um projeto de BPM é o levantamento de processos. Esta pode ser a etapa mais complexa de um projeto de BPM, pois a qualidade das informações capturadas nessa etapa irá impactar diretamente a qualidade de toda a modelagem e, consequentemente, de todo o projeto de BPM.

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Um levantamento de informações da situação atual (AS-IS) dos processos bem feito permite uma análise de gap precisa e, portanto, um modelo futuro (TO-BE) alinhado com o contexto da organização.

Visando aumentar a qualidade na etapa de levantamento de processos, a dheka criou a Ficha de Processos, um artefato simples que resume as principais informações sobre cada processo em uma única página.

Técnicas tradicionais de levantamento de processos

Tradicionalmente, o levantamento de processos é realizado utilizando uma ou mais técnicas de levantamento como: análise de documentação, workshops, entrevistas, benchmarking, entre outras. Entre as técnicas mais tradicionais, destaca-se a técnica de entrevista, que é apontada como sendo uma técnica insubstituível para levantamento de conhecimento (BHAUMIK e RAJAGOPALAN, 2009). Até hoje, observa-se que a entrevista é a técnica mais amplamente adotada no dia-a-dia das empresas.

Mesmo que a técnica de entrevista ofereça diversas vantagens em relação às outras técnicas, alguns desafios podem emergir devido a dificuldade de interpretação, dificuldade por parte do entrevistado em se expressar corretamente, dificuldades na captura de conhecimento distribuído entre vários colaboradores (BALOIAN et al., 2011), entre outros.

Ficha de Processos

A Ficha de Processos é uma técnica desenvolvida na dheka para dar suporte ao levantamento de processos, mostrando um resumo dos processos em um one page report. Esse tipo de artefato tem sido muito utilizado para apresentar informações em uma visão geral de alto nível. Um exemplo é o CANVAS de modelo de negócio (OSTERWALDER e PIGNEUR, 2011).

Em seu template original, a ficha apresenta: objetivos do processo, principais atividades, insumos e produtos. Entretanto, este template pode ser adaptado para apresentar também os atores participantes naquele processo, ou outro campo que seja considerado necessário como: normativos, regras de negócio, sistemas utilizados, entre outros.

As Fichas de Processos pode ser preenchida pelos analistas de processos em conjunto com os stakeholders durante a reunião de levantamento de processos. Assim, a Ficha atua como um facilitador para a extração do conhecimento de maneira simplificada, obtendo-se os elementos mais importantes do processo para que haja uma compreensão rápida de alto nível daquele processo. Dessa forma, o stakeholder pode visualizar e corrigir, caso haja necessidade, os elementos levantados pelo analista antes de ser realizado o desenho do processo AS-IS na ferramenta de modelagem de processos.

Em outro cenário, a Ficha de Processos pode ser utilizada para alinhamento de conhecimento entre a equipe de analistas de processos que estão participando do projeto BPM. Assim, os analistas que estão realizando o levantamento de processos em áreas diferentes podem rapidamente alinhar os processos que estão sendo levantados em tempo de projeto. Isso pode ser muito útil para substituir a leitura de longas atas de reuniões que contém o conhecimento extraído dos stakeholders.

Com base nas informações levantadas e registradas, a ficha pode ser utilizada como insumo para a modelagem do fluxo de processo. Desta forma, a representação do processo na ferramenta de modelagem escolhida, já é iniciada de forma estruturada e com menor chance de erro ou retrabalho.

Outra forma de uso da Ficha de Processos é como instrumento de validação dos processos modelados. Nesse caso, se otimiza o tempo utilizado na validação dos processos e nos ajustes do fluxo de processos que são feitos após a validação.

[TEMPLATE GRATUITO] Ficha de Processos

Flimple

Além do template oferecido, a Ficha de Processos também pode ser utilizada como ferramenta computacional, através da plataforma Flimple que é oferecida de forma online. A ferramenta é intuitiva e permite o armazenamento das fichas acesso através do navegador.

Para começar a utilizar o Flimple basta criar uma conta, adicionar um novo projeto, criar um macroprocesso e criar uma ficha.

Projetos na Flimple, a ferramenta de fichas de processos
Projetos na Flimple

Após preencher os campos indicados basta salvar a ficha no macroprocesso ao qual ela se refere. Desta forma, é possível ter uma fácil organização e localização das fichas dos diferentes processos.

Macroprocesso na Flimple, a ferramenta de fichas de processos
Macroprocessos na Flimple

Também é possível movimentar as fichas entre os macroprocessos de um projeto através de “arraste e solte” na página do projeto ou na página da ficha, selecionando o macroprocesso. Além disso, é possível atribuir tags às fichas para classifica-las por diferentes assuntos.

A Flimple opera no modelo freemium, ou seja, é possível utilizar a ferramenta gratuitamente até 5 fichas de processos e também é possível pagar uma assinatura para ter acesso completo a todas as funcionalidades que são oferecidas.

Cenários de Uso

  • Mobile: A Ficha de Processos pode ser utilizada através de celular, tablet ou computador, bastando ter um editor de arquivo ppt ou acesso à web (no caso do uso da Flimple);
  • Papel e caneta: É comum que durante a entrevista de levantamento de processos, o analista faça anotações em papel, e nesse caso, o template pode ser impresso e utilizado como ferramenta de apoio à entrevista, facilitando o esclarecimento de dúvidas e a exposição do conhecimento por parte do entrevistador, que muitas vezes tem dificuldade em expressar o conhecimento tácito.

Conclusão

A Ficha de Processos é uma técnica simples que pode ser utilizada em diversos cenários: auxiliando na gestão de conhecimento dos analistas de processo durante um projeto de BPM, dando suporte a outas técnicas de levantamento de processos, apoiando a interação com os stakeholders e proporcionando colaboração ao levantamento de processos.

Referências

BALOIAN, N.; ZURITA, G.; SANTORO, F. M.; et al., 2011, A collaborative mobile approach for business process elicitation. In: 2011 15th International Conference on Computer Supported Cooperative Work in Design (CSCWD)2011 15th International Conference on Computer Supported Cooperative Work in Design (CSCWD), p. 473–480.

BHAUMIK, S. S.; RAJAGOPALAN, R. Elicitation techniques to overcome knowledge extraction challenges in “as-is” process modelling: perspectives and practices. International Journal of Process Management and Benchmarking, v. 3, n. 1, p. 47–59, 1 jan. 2009.

OSTERWALDER, A.; PIGNEUR, Y. Business Model Generation: Inovação Em Modelos De Negócios. Edição: 1 ed. Rio de Janeiro: Alta Books, 2011.

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