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Os Segredos da Fase de Execução no Ciclo de BPM

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Introdução

Hoje vamos falar da fase de execução no ciclo BPM, que é uma das fases do ciclo que aparenta ser a mais fácil. Mas, afinal, o que é a fase de execução? Execução é o processo em ação. Essa é a fase do ciclo BPM em que as pessoas rodam o processo, ou seja, quando as pessoas de fato executam e participam do processo no dia a dia. Falando assim parece muito simples, né? Temos a impressão que é só colocar as pessoas para usarem o processo e acabou. Mas não é tão simples.

Planejamento da execução 

Antes de iniciar a execução, é preciso planejar essa fase. Então, se temos um processo TO-BE, por exemplo, temos que planejar como vai ser a implementação do processo na prática. Algumas questões relevantes devem ser levadas em consideração, como por exemplo: Será que as pessoas precisam de algum treinamento? Será que eu preciso fazer alguma mudança na infraestrutura ou na logística da empresa? Será que eu preciso de algum sistema novo? As pessoas estão informadas e preparadas para esta mudança? Todos estes aspectos precisam ser planejados.

Gestão de mudança 

Além disso, se houve melhoria ou alguma mudança no processo, também temos que fazer o trabalho de gestão de mudança . Mas o que significa gestão de mudança? Isso significa que temos que dizer para as pessoas que o processo está mudando e porque ele está mudando. Temos que mostrar para os executores que essa mudança não é uma ameaça e que ela está sendo feita com o objetivo de beneficiar o desempenho das pessoas. Lembrando que existe uma tendência natural das pessoas de resistir as mudanças, principalmente se elas se sentirem inseguras ou temerosas sobre como estas mudanças podem impactar na sua rotina de trabalho. O tópico de gestão de mudanças é bem extenso, então requer uma atenção especial.

Operação assistida

Depois que o sistema está implantado e as pessoas estão treinadas, ou seja, está tudo preparado, temos que colocar o processo para rodar. Porém, isso não significa que iremos simplesmente colocar as pessoas para rodar o processo. É preciso que exista uma fase de operação assistida, onde a equipe de consultoria que trabalhou naquele processo ajude os usuários na execução dos processos durante um ou dois meses. A equipe pode auxiliar tirando as dúvidas, apoiando as pessoas, vendo se ficou faltando alguma coisa ou se algo não ficou definido da maneira correta.

Na fase de execução é muito comum surgirem dúvidas. As pessoas sentem dificuldades com o novo processo e às vezes durante a execução nós percebemos que deixamos de definir alguns detalhes do processo ou que faltou definir o template de algum documento. Essa é a hora em que vamos complementar essa execução do processo.

Institucionalização do processo

Finalmente, se inicia a fase de institucionalização do processo, ou seja, agora todos já sabem rodar o processo, pois já executaram várias vezes com o devido apoio e agora estão prontos para praticar sozinhos. Então, esse deve ser de fato o processo que todos conhecem e seguem na prática, mas pode levar um tempo para que o processo seja incorporado na cultura organizacional.

Automação dos processos

Automação de Processos

Outra questão que é muito importante nessa fase de execução no ciclo BPM é a automação dos processos. Se o objetivo é automatizar o processo existem pelo menos três maneiras de fazer isso: automatizar com um Sistema de Informação (SI), com uma ferramenta de BPMS (Business Process Management System), ou com RPA (Robotic Process Automation). Então, se houver automação dos processos esse é o momento em que devemos implementar os processos na ferramenta escolhida fazendo todas as configurações e integrações para o seu bom funcionamento.

Se formos automatizar com um sistema de informação temos que selecionar, contratar ou desenvolver um sistema específico para esse processo. Se formos automatizar com BPMS temos que escolher a ferramenta de BPMS (caso a empresa ainda não tenha), implantar essa ferramenta, colocar os processos dentro dela, preparar os formulários e Web Services para rodar o processo dentro da ferramenta e as pessoas devem ser treinadas na ferramenta porque elas vão precisar aprender a executar o processo com ela. Se formos automatizar com RPA temos que construir os robôs, fazer a preparação do ambiente e modelar o processo na ferramenta de RPA para ensinar os robôs a executar aquele processo.

Coletar métricas e indicadores

A partir daí, uma vez que as pessoas estiverem rodando o processo, nós começamos a coletar as métricas e indicadores que vão alimentar a fase seguinte do ciclo BPM, que é a fase de monitoramento. Para podermos monitorar esses resultados é preciso coletar os dados com base no que as pessoas estão executando e precisamos ter formas de extrair essas informações para na fase seguinte avaliar se a execução está indo bem ou não.

A partir daí, quando analisarmos os indicadores na fase de monitoramento vamos compreender se a execução está indo bem ou não. E se encontramos algum problema, precisamos refletir: Será que o problema está na execução, no processo que foi definido ou na forma como a mudança deste processo foi gerenciada? As pessoas podem também estar com resistência ao processo novo, então pode ser necessário que hajam mais iniciativas de gestão de mudanças.

Conclusão

Toda vez que o ciclo de BPM rodar vamos percorrer essa fase de execução. Ela é uma fase muito rica, e apesar de parecer ser uma fase muito simples, é uma fase muito intensiva em termos de participação dos executores de um processo. Então, temos que tratar esta fase com muito cuidado e atenção.

De qualquer forma, na fase de execução existem várias etapas de decisões, preparações e planejamento antes de chegar no momento das pessoas executarem o processo.

Se as pessoas tiverem dificuldades e não forem apoiadas devidamente elas acabam abandonando aquele processo e criam um outro processo. É por isso que percebemos que algumas empresas têm os seus processos definidos, mas que as pessoas não seguem estes processos. Uma das causas deste comportamento é a falta de treinamento ou apoio adequado para a execução do processo.

Referências

Business Process Management Suites (BPMS). Disponível em: <https://www.gartner.com/en/information-technology/glossary/bpms-business-process-management-suite>. Acesso em: 12 nov. 2019.

KOTTER, J. P. Liderando mudanças. Edição: 2a, Revista e Atualizada ed. [s.l.] Elsevier, 2013.

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