Escritório de processos na estrutura organizacional

Introdução

Muitas vezes, nós queremos entender: a quem se subordina o Escritório de Processos (ou BPM Office, ou Núcleo de Processos, ou BPM Center of Excellence ou, simplesmente, a Área de Processos)? Além disso, surge a questão sobre onde a área de processos deve ficar ligada na estrutura organizacional da empresa. Se você pensa em criar um Escritório de Processos na sua empresa, deve se perguntar: Qual é a melhor área para eu encaixar esse BPM Office no meu organograma?

Onde o Escritório de Processos está localizado na maioria das empresas?

Quando a gente olha as pesquisas que existem sobre Escritório de Processos, percebemos perspectivas diferentes. Por exemplo, a revista BPM Global Trends 2015 fez uma pesquisa a nível nacional mostrando a que área estão subordinados os Escritórios de Processos nas empresas brasileiras. No gráfico apresentado pela revista, dois números chamam a nossa atenção: em primeiro lugar, mostra que 28% dos Escritórios de Processos estão ligados diretamente ao nível executivo da empresa; em contraste, outro número que chama atenção mostra que 15% dessas áreas de processos estão penduradas abaixo da área de Tecnologia da Informação (TI). Por que será, então, que essa distinção ocorre? Você consegue imaginar o motivo dessa discrepância?

Escritório de Processos na Estrutura Organizacional

Início do Escritório de Processos abaixo da TI

É muito comum os Escritórios de Processos nascerem dentro da área de TI por dois motivos principais: O primeiro deles é porque os analistas de TI têm muita facilidade com modelagem de processos, uma vez que são pessoas que foram treinadas em raciocínio sistemático, raciocínio estruturado e encadeamento lógico. Assim, eles têm uma facilidade natural para a representação dos processos.

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E o segundo motivo, que é ainda mais forte, é o fato de ser muito comum as iniciativas de processos dentro de uma empresa surgirem em um primeiro momento lideradas pela área de TI. Isso acontece visto que a TI muitas vezes recebe demandas das áreas de negócio para desenvolver ou contratar sistemas, onde o escopo não está muito claro ou bem definido. Assim, a TI precisa da modelagem de processos de negócio para que possa entender os requisitos dos sistemas que serão desenvolvidos ou contratados. Para compreender esses requisitos de forma adequada, é necessário entender os processos que estão por trás dos sistemas relacionados. Então, a partir da necessidade de compreender esses processos, a área de TI começa a fazer o mapeamento dos processos na área de negócios.

À medida que a TI surge com essas iniciativas de BPM em um primeiro momento, essa área começa a fazer uma série de trabalhos de gestão de processos dentro da empresa, modelando os processos de diferentes áreas de negócios. Gradualmente, as áreas que participam dessas iniciativas de levantamento de processos começam a ver valor na modelagem de processos.

Em algum momento, ao se dar conta da relevância estratégica e dos benefícios e ganhos que a modelagem de processos traz, alguma área de negócios se pergunta: por que é a área de TI que está fazendo esse trabalho com processos e não é a área de negócios quem cuida de seus próprios processos?

Vídeo – Escritório de Processos na Estrutura Organizacional

Escritório de Processos Migra para uma Área de Negócios

A partir desse momento é que o Escritório de Processos migra da área de TI para uma área de negócios que a empresa entenda que é o melhor lugar para ela. Depois que a área de processos chega na área de negócios, as pessoas começam a compreender mais profundamente o que é BPM, o que são processos e qual a importância deles.

Porém, quanto mais os processos ganham visibilidade dentro da empresa, começa a ficar cada vez mais claro que uma área de negócios específica não é capaz de gerir todos os processos de negócio sozinha. Por exemplo, por que o Escritório de Processos ficaria dentro de uma área financeira se ele cuida dos processos de todas as áreas de negócio, incluindo Marketing, Jurídico e etc.?

Escritório de Processos em uma posição Estratégica

Agora então, o Escritório de Processos chega em uma posição estratégica ao ser ligado diretamente ao CEO ou Presidente da empresa, ou quando ganha uma Diretoria própria. Além disso, em geral, empresas com maior grau de maturidade na sua gestão de processos já dão este destaque ao Escritório de Processos no seu organograma.

Há muito tempo atrás foi feito um trabalho de benchmarking com algumas empresas grandes que tinham Escritórios de Processos e percebemos que de 5 empresas, 3 delas mantinham o Escritório de Processos ligado diretamente à presidência da empresa e isso confirma a trajetória que mostramos nesse post. De modo geral, conforme a área de processos for amadurecendo, ela vai ganhando uma posição mais estratégica dentro da empresa.

Quadro comparativo de posicionamento do escritório de processos na estrutura organizacional

É importante que a área de processos tenha uma posição estratégica dentro da empresa por ela ser a guardiã dos ativos de processo da empresa, mas nenhuma empresa começa criando o Escritório de Processos diretamente na presidência até porque em um primeiro momento não se tem a visibilidade da importância dessa área de processos.

Conclusão

A trajetória dos Escritórios de Processos descrita neste post é muito comum dentro das empresas. Contudo, está errado a área de processos estar situada dentro da área de TI? Não necessariamente. Muitas vezes, esta pode ser uma oportunidade de se iniciar um trabalho em processos e é natural que aconteça dessa forma. Entretanto, realmente, não é o lugar mais apropriado para que o Escritório de Processos e as práticas de BPM possam alcançar maior importância dentro da organização.

O que vocês acham? Concordam ou discordam? Além disso, a empresa de vocês tem Escritório de Processos? Gostaria de saber mais sobre escritório de processos? Por acaso, já leu um dos nossos cases de implantação de escritório de processos utilizando a nossa metodologia de implantação de Escritório de Processos?