Introdução

Talvez vocês já tenham ouvido falar no gráfico de burndown, que é utilizado em metodologias ágeis (como o Scrum) como sendo uma forma visual de acompanhar o andamento de uma sprint. Nós da dheka preparamos um template que vai tornar super fácil a utilização desta técnica de acompanhamento da sprint de processos do seu projeto de BPM!

O que é gráfico de burndown? Essa técnica é utilizada na área de BPM Ágil, que aproveita os princípios de desenvolvimento ágil de software para o mundo do BPM. A ideia de unir os conceitos ágeis a Gestão de Processos agrega diversos benefícios aos projetos de BPM, como por exemplo: cliente presente, capacidade de adaptação e entregas frequentes.

Como utilizar o template?

1. Estabeleça a duração da sua Sprint de Processos

Uma sprint de processos é o tempo determinado para uma iteração. Você deve definir a duração da sua sprint de processos de acordo com as suas estimativas e o seu planejamento. É importante destacar que um sprint de processos não significa que devemos apenas pegar o conjunto de processos do meu escopo e dividir em entregas parciais. Devemos balancear o peso das atividades para que cada iteração traga uma entrega que agregue valor ao cliente no final daquela sprint.

Ao preparar o seu gráfico de burndown para acompanhar um sprint de processos utilizando o template, os dias de trabalho da sprint de processos devem ser colocados na primeira linha da tabela. É importante lembrar que caso o seu projeto BPM não contemple os finais de semana, esses dias não devem constar na planilha.

2. Estabeleça a pontuação

Você deve estimar quantos pontos cabem em uma sprint de processos considerando-se:

• Tamanho/complexidades dos processos;
• Atividades que devem ser realizadas (levantamento, modelagem, validação, análise, melhoria, automação de processos, etc.).
• Quais diagramas (Cadeia de Valor, Fluxo de Processo, Detalhamento de Atividades e etc.) deverão ser construídos e entregues no projeto de BPM.

Ao invés de fazer todo levantamento em uma sprint de processos e toda a modelagem em uma sprint seguinte nós fazemos um pouquinho de cada a cada Sprint de processos que acontece. Nós também avaliamos a complexidade de cada processo que vai entrar na sprint.

Por exemplo, em um projeto de BPM que engloba somente o AS-IS (levantamento, modelagem e validação) você pode estabelecer que uma entrevista de levantamento vale 1 ponto, a modelagem vale 1 ponto e a validação vale 1 ponto. Então, para cada processo concluído serão contabilizados 3 pontos.

3. Liste os processos da sprint de processos

Liste os processos que farão parte da sprint na primeira coluna e inclua o número de pontos relativos a cada processo na segunda coluna.

4. Preencha os pontos diariamente conforme o andamento da sua sprint de processos

Adicione pontos assinalando na planilha quantos pontos foram marcados em cada dia, na célula correspondente a processo. Ou seja, seguindo o exemplo do projeto de BPM, se no primeiro dia foi realizada a entrevista do Processo 8, deve-se assinalar 1 ponto na célula que corresponde ao Processo 8 no primeiro dia da sprint, já que a entrevista vale 1 ponto. Se fosse realizada a entrevista do Processo 8 e a modelagem do mesmo processo no primeiro dia da sprint de processos, deve-se marcar 2 pontos na célula que corresponde a esse dia e esse processo.

5. Agora é só acompanhar a sprint do seu projeto de BPM!

Para entender o gráfico é muito simples! A linha amarela de decaimento linear representa o previsto, ou seja, como a sprint foi planejada para acontecer. A linha roxa do gráfico representa o desempenho real do projeto, ou seja, quantos pontos foram executados de acordo com os pontos marcados na tabela.

Para saber se você está atrasado ou adiantado na sua sprint basta comparar a linha de desempenho real com a linha do planejado:

• Caso a linha de pontos executados (roxa) esteja acima da linha que representa o desempenho planejado (amarela), significa que a sprint está atrasada. Isso ocorre porque o gráfico de burndown inicia com o total de pontos a serem feitos (ou queimados, como o nome “burndown” sugere) e, conforme os dias vão passando e os pontos forem completados, eles são subtraídos do gráfico de execução. Portanto, se no dia 10 o desempenho planejado for: “Restam 15 pontos a fazer” e nesse dia o desempenho executado de fato for “Restam 20 pontos a fazer”, a linha que representa o desempenho executado estará acima do planejado, ou seja, a sprint de processos está atrasada.

• Se no gráfico, a linha de desempenho executado estiver abaixo da linha de planejado, isso significa que foram executados mais pontos do que o planejado e, portanto, a sprint de processos está adiantada! Parabéns!

• Caso as linhas estejam convergindo, sua sprint está seguindo exatamente conforme o planejado!

Conte a sua experiência com o ebook de Gráfico de Burndown para Sprint de Processos. Mande seus comentários para o nosso e-mail de contato!