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Como estimar seu projeto de BPM?

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Introdução

Já falamos em outro post sobre planejamento de projeto BPM e hoje vamos focar especificamente sobre estimativas e sobre como estimar um projeto BPM. Quando um cliente pergunta quanto vai custar e quanto tempo vai levar para a execução de um projeto de BPM, ele quer uma previsibilidade para poder se organizar e para saber o que ele deve esperar do projeto de BPM.

Mas para responder a essa pergunta é preciso conhecer a produtividade e capacidade da nossa equipe em um projeto de BPM. Por exemplo, quanto tempo levamos para fazer uma entrevista (ou utilizar outra técnica de levantamento de processos), elaborar a modelagem dos processos e conduzir as reuniões de validações dos processos.

Fases do ciclo de BPM

Para fazer a estimativa de um projeto de BPM nós precisamos primeiro coletar junto ao cliente algumas informações. A primeira coisa que precisamos saber é quais as fases do ciclo de BPM estarão incluídas no escopo do projeto de BPM.

Em alguns projetos será tratada apenas a fase de modelagem de processos, em outros pode ser percorrido o ciclo completo. Existem casos em que iremos percorrer algumas etapas do ciclo. Então, para mensurar o escopo é preciso saber quais as fases serão percorridas, a partir do entendimento da necessidade do cliente.

Ciclo business process management ou gestão de processos de negócio contendo as fases de projeto, modelagem, simulação, execução, monitoramento e melhoria.
Ciclo BPM

Volumetria de Processos

Em seguida, é preciso estimar a volumetria, ou seja, quantos processos, macroprocessos ou subprocessos estarão incluídos no escopo. Isso porque sabemos que modelar um processo é diferente de modelar 20 processos, por exemplo. Na dheka, por exemplo, já tivemos projetos em que modelamos 100 processos em um mesmo cliente. Então, o volume de processos no escopo do projeto impacta diretamente na estimativa de custo e prazo de conclusão de um projeto.

A Cadeia de valor e a arquitetura de processos são dois subsídios importantes para uma estimativa da volumetria e caso estejam disponíveis devem ser considerados.

Complexidade de Processos

Porém, não basta só saber a quantidade de processos. Também é preciso saber qual é a complexidade desses processos porque existem processos mais simples e outros mais complexos. Obviamente, o tempo para levantamento, modelagem e validação de cada um desses processos será diferente. Então essa informação é essencial para uma estimativa assertiva.

Podemos entender a complexidade do processo pela quantidade de atividades, quantas dessas atividades são de execução e quantas são de controle, quantidade de decisões (caminhos possíveis de execução) e até mesmo se o processo tem mais atividades manuais ou atividades suportadas por alguma automação.

Nível de Detalhamento dos Processos

Outra variável importante de entender é o nível de detalhamento dos processos, ou seja, até onde vamos descer nas camadas de modelagem de processos. Isso depende do propósito que motivou esse trabalho de BPM. Isso porque caso seja preciso modelar até um nível bem operacional de tarefas, por exemplo, eleva-se o esforço e prazo, o que consequentemente aumenta o custo ao compararmos com um projeto onde eu preciso fazer uma modelagem mais simplificada.

Detalhamento de processos
Detalhamento de Processos

Diagramas e Elementos

Por fim, não basta só saber o nível de detalhamento, mas também preciso saber o que eu vou modelar, ou seja, quais diagramas e elementos eu vou representar. Preciso saber se eu preciso criar diagrama de fluxo de processos, cadeia de valor, estrutura organizacional, glossário, mapa de localização e etc. Quanto mais diagramas eu preciso criar para compor a visão do negócio que eu quero oferecer para o meu cliente, mais demorado e complexo vai ficando esse trabalho em BPM.

Com os elementos acontece da mesma forma: se eu tenho uma modelagem só com elementos básicos, isso demanda menos tempo do que uma modelagem onde tenho que incluir riscos, indicadores, regras de negócio, sistemas ou requisitos. Então, quanto mais elementos eu preciso modelar, mais tempo eu preciso para fazer o levantamento de todas essas informações e mais trabalhosa fica essa minha modelagem, ou seja, será necessário mais tempo para executar o projeto de BPM.

Uma outra forma de abordar este ponto é considerar o conceito de cardápio de processos  já apresentado aqui em outro post. De acordo com o apetite (desejo do cliente), com os nutrientes necessários (propósito do projeto) e orçamento pode se escolher no cardápio o melhor prato a ser oferecido.

Estimativa de Projeto BPM

Quando eu tenho todas as informações acima, ou seja, quando já consegui entender junto ao cliente quais fases do ciclo BPM eu vou percorrer, quantos processos vou modelar, qual é a complexidade desses processos, o nível de detalhamento desejado e quais os diagramas e elementos que serão precisos modelar, então é chegado o momento de fazer as contas. 

Para calcular as estimativas, é preciso saber uma informação interna muito importante e também uma informação que nem todo mundo tem: qual é a produtividade da minha equipe, ou seja, quanto tempo meu time leva para fazer a modelagem de um processo dentro dos parâmetros estimados para o projeto.

Ou seja, é preciso saber quanto tempo a minha equipe leva para levantar e modelar um processo as-is simples ou complexo, ou uma melhoria de processo, ou um processo to-be de um processo simples ou complexo.

Normalmente, se a equipe ainda não tem um histórico de trabalho, então eu posso não ter essas métricas, o que vai culminar em uma estimativa que não é tão assertiva.

Então, podemos dizer que uma estimativa é tão mais precisa quanto for o conhecimento que eu tenho do ritmo de trabalho da equipe. A dificuldade é que nem sempre as empresas têm o registro de quanto tempo a equipe leva para modelar um determinado processo. Nesse caso, a recomendação é que se inicie essa coleta de métricas! Comece a registrar seja em uma planilha de horas ou em uma ferramenta que apura as horas de forma automática, como por exemplo o Toggl.

Conclusão

Vimos que as 5 variáveis irão impactar nas estimativas de prazo e custo. Então, quanto maior for a precisão no levantamento dessas variáveis, mais assertiva será a sua estimativa. Além disso, a produtividade da equipe é uma informação decisiva e que requer a manutenção de dados históricos sobre os projetos que a equipe realizou. Indico também um artigo científico que escrevi com outros pesquisadores sobre estimativas em um projeto BPM.

Se você precisar de ajuda com o seu projeto entre em contato conosco!

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Humberto Rubens Maciel Pereira
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