Introdução

Após conhecer as fases de Projeto e Modelagem no Ciclo BPM, chegamos à etapa de Simulação de Processos. Embora a implantação do BPM nas organizações seja de grande importância, muitas empresas evitam simular seus processos por julgarem difícil (ou custoso) realizar tal ação. No entanto, executar o processo antes de sua implementação real proporciona vantagens significativas ao modo de utilização dos principais recursos da empresa, inclusive os financeiros. Diante disso, concorda-se que há muito a ser esclarecido sobre a definição, aplicação e usabilidade da simulação de processos? Este artigo responde de forma introdutória a essas e outras questões relacionadas ao tema.

O que é Simulação de Processos de Negócio?

O BPM CBOK (ABPMP, 2013) define simulação como “a expressão ou representação do comportamento ou das características de um sistema através do uso de outro sistema”. Em outras palavras, é transpor o processo inicialmente para um modelo que o represente (de forma gráfica, lógica e/ou matemática) em uma linguagem que possa ser executada por sistemas computacionais. A partir desse movimento, será possível “funcionar” o processo de forma experimental, via software, podendo analisar seu comportamento em três cenários:

• A performance planejada;
• A performance realizada;
• A performance refinada/melhorada.

Comparar essas informações aumenta o poder de tomada de decisões, permitindo avaliar o impacto que cada atividade realizada provoca no desempenho do processo, em termos de tempo de execução, custo, capacidade, mão de obra, satisfação de clientes e outros requisitos de qualidade. Tudo isso ocorre antes da implantação do processo TO-BE ou para investigar melhor o processo AS-IS.

Por que é importante fazer simulação de processos?

Bridgeland (2009) destaca que a simulação de processos de negócio, utilizada para revelar custos e tempos, não se limita ao funcionamento de máquinas, computadores e softwares. Nas simulações, os recursos frequentemente representam pessoas, uma parte significativa no orçamento da empresa. A importância da simulação reside em testar modelos para otimizar a execução do trabalho das pessoas, alinhando-se ao suporte tecnológico de máquinas, computadores e softwares, após uma análise prévia antes da aquisição

Dentro do rigor da simulação de processos, podemos classificar (inicialmente) tanto os processos quanto as simulações em dois grupos:

• Discretos: processos discretos são aqueles em que as mudanças de estado/atividades ocorrem de forma mais rastreável, pois tendem a permanecer mais tempo entre um determinado estado e outro (ou seja, é mais fácil de visualizar o avanço da transformação). Logo, a simulação discreta considera que as variáveis serão estacionárias ao longo do tempo, sendo modificadas apenas de acordo com a ocorrência ou acionamento/disparo de algum evento no processo; e
• Contínuos: de maneira análoga, os processos contínuos não possuem esta rastreabilidade, caminhando de forma veloz entre a mudança de seus estados, deixando a visualização das transições mais difíceis e, portanto, complexas de se controlar. A simulação destes processos considera que, ao longo do tempo, as variáveis mudarão frequentemente.

E o que isso tem a ver com o seu negócio?

Previsibilidade! Sim, pois em sua organização poderão existir processos discretos, contínuos ou os dois! A simulação contribui para ambos, prevendo comportamentos e gerando informações relevantes à gestão de mudanças (HOVE et al., 2014). Diante da necessidade da criação de estratégias que proporcionem melhorias, antes que a empresa analise um investimento somente pela ótica da viabilidade financeira, é mais prudente (e econômico) realizar também testes que considerem a operação, seguindo hipóteses e métricas da simulação que vão desde a mitigação de custos e desperdícios até a expansão, caso seja identificada uma subutilização dos processos e recursos.

É crucial para a simulação que a modelagem seja satisfatória e condizente com a execução das atividades – modelo AS-IS e não SHOULD BE. O modelo, embora não alcance a realidade em sua totalidade, é o input principal para a simulação. Se houver falha na entrada, é inevitável na saída, independente da qualidade da lógica ou ferramenta. Assegurando essa premissa, a simulação oferecerá um processo TO-BE com dados sintéticos confrontados com dados reais gerados pelo AS-IS. O comparativo investigará diferenças em eficiência, eficácia e falhas, gerando o escopo da mudança e ciclo de melhoria baseado em hipóteses estatísticas (MEHDOUANI et al., 2019).

Métricas comuns para medição da performance dos processos

É comum avaliar os processos desde a sua eficiência até sua eficácia. Em outras palavras, existem métricas genéricas que analisam um processo tanto de acordo com suas atividades quanto em relação ao conjunto delas:

• Métricas de eficiência: tempo de execução das atividades, tempo entre atividades, custo das atividades e quantidade de pessoas por atividade;
• Métricas de eficácia: tempo total do processo, custo total do processo, quantidade de recursos por processos e nível de satisfação da entrega.

Vale lembrar que estas métricas são genéricas e que elas irão variar de empresa para empresa. Existem outras métricas como agilidade, responsividade e gestão de ativos que podem ser consideradas igualmente importantes a depender do que se queira e seja necessário medir, respeitando os limites dos processos e da capacidade que ele tem de gerar dados coletáveis e outras informações determinantes para justificar a implementação de mudanças e melhorias na organização.

Ferramentas para simulação de processos de negócios

As ferramentas e softwares para simulação de processos são inúmeros e a escolha depende primordialmente da lógica matemática e características que os dados dos processos fornecem, também de acordo com o nível de maturidade e de tecnologia que a empresa se encontra (SARAEIAN et al., 2018). Assim, os modelos podem ser executados desde a utilização de ferramentas mais básicas como Excel, até as mais robustas como R Software, Bonita BPM, ARENA, ARIS, Oracle BPM e etc.

Conclusão

Neste artigo falamos um pouco sobre o universo da Simulação de Processos, etapa entre a modelagem e execução, que funciona como âncora destas duas componentes do Ciclo BPM. O conteúdo acerca do assunto é vasto, mas muito interessante e principalmente influente para uma tomada de decisão mais equilibrada ante as incertezas e intempéries das mudanças nos processos. Contudo, vale ainda acrescentar que simular não pode ser entendido como cravar um destino para a performance dos seus processos, mas acompanha-los de forma factual e assertiva, e, consequentemente, mais racional.

Referências Bibliográficas

ABPMP. (2013), “BPM CBOK”, Journal of Chemical Information and Modeling, Vol. 53 No. 9, pp. 1689–1699.

BRIDGELAND, D.M.; ZAHAVI, R. (2009), “Business Simulation”, Business Modeling, pp. 291–343.

HOVE, M.; FONSECA, M.; VON ROSING, M.; VON SCHEEL, J.; MUHITA, D.H. (2019,. BPM Change Management, The Complete Business Process Handbook: Body of Knowledge from Process Modeling to BPM, Vol. 1, Elsevier, DOI: https://doi.org/10.1016/B978-0-12-799959-3.00028-8.

MEHDOUANI, K.; MISSAOUI, N.; GHANNOUCHI, S.A. (2019),“An approach for Business Process Improvement Based on Simulation Technique”, Procedia Computer Science, Elsevier B.V., Vol. 164, pp. 225–232.

SARAEIAN, S.; SHIRAZI, B.; MOTAMENI, H. (2018), “Towards an extended BPMS prototype: Open challenges of BPM to flexible and robust orchestrate of uncertain processes”, Computer Standards and Interfaces, Elsevier B.V., Vol. 57, pp. 1–19.