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Engrenagens representando processos

Afinal, será que processo é para mim?

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Introdução

É muito comum as pessoas pensarem que BPM pode ser utilizado apenas em empresas grandes ou que não serve para todos os tipos de empresas como, por exemplo, empresas públicas, ONGs ou organizações de economia mista. Mas será que isso é verdade? Nesse post vamos responder a essas perguntas e explicar como funciona o BPM em diferentes tipos de organizações.

Empresa pública vs Empresa privada

De acordo com a revista BPM Global Trends de 2015, há empresas públicas, ONGs e empresas de economia mista usando BPM para gerir seus negócios. 

E agora vocês devem estar se perguntando: É o mesmo BPM que se usa em empresas públicas e privadas? Sim, é o mesmo BPM! Em ambos os tipos de empresa vamos percorrer o mesmo ciclo BPM que já conhecemos e podemos utilizar as mesmas fases: projeto, modelagem, simulação, execução, monitoramento e melhoria porque todas essas fases também fazem sentido em empresas públicas.

Tipos de Empresas

Além disso, as técnicas utilizadas no ciclo BPM para realizar o levantamento, modelagem e análise de processos também são as mesmas, ou seja, além de poder utilizar as mesmas fases do ciclo BPM, as técnicas utilizadas para levantar processos que estão no Curso Online de Levantamento de Processos também não mudam. As entrevistas, questionários e workshops devem ser conduzidos da mesma forma em empresas públicas e privadas.

Ciclo BPM

Será que a gestão de processos de negócio em empresas públicas é mais difícil do que em empresas privadas? O que acontece é que em um projeto de BPM, assim como em qualquer prática de transformação organizacional, é necessário um forte apoio/patrocínio da alta direção da empresa.

Já tivemos um caso de um projeto em órgão público em um momento próximo a uma mudança de governo. Nas instituições públicas esse é um momento no qual as pessoas sabem que elas talvez não colham os benefícios trazidos pelas melhorias que o BPM vai proporcionar. Por conta disso, muitas vezes, é difícil emplacar um projeto de BPM em uma empresa do setor público.

Por outro lado, quando se tem um patrocínio gerencial forte, é possível que haja outra barreira para o projeto de BPM: a cultura organizacional. É muito comum que as pessoas já estejam acostumadas a trabalhar de uma certa forma e entendam que aquela forma de trabalho tem funcionado ao longo do tempo. Portanto, elas são resistentes às mudanças. Então, se não houver alguém apoiando, patrocinando e induzindo essa mudança, às vezes a gestão de processos na empresa pública pode ser mais difícil de acontecer.  Por isso é importante que haja um forte trabalho de gestão da mudança organizacional.

Então, as diferenças entre um projeto de BPM em uma empresa pública ou privada estão relacionadas, entre outros fatores, ao patrocínio gerencial e à cultura organizacional. Em termos de técnicas e das fases percorridas no ciclo BPM não há mudanças.

Tipos de negócio

Muitas pessoas perguntam também se BPM serve para qualquer tipo de negócio. Se estivermos falando de uma empresa no ramo de petróleo, uma empresa de seguros, uma biblioteca, um salão de beleza, uma padaria, um consultório de dentista, um escritório de advocacia ou um profissional liberal, será que o BPM pode e deve ser utilizado em todos esses casos? 

Sim! Uma pesquisa da BPM Global Trends 2015 mostra que diversos segmentos utilizam BPM. Também podemos utilizar o mesmo ciclo BPM e as mesmas técnicas. O que é necessário para trabalhar nessas diferentes empresas é ter conhecimento em cada um desses segmentos de negócio. Esse conhecimento pode ser obtido de diversas formas como, por exemplo, através de análise de documentação ou de experiência prévia no segmento. Na dheka, por exemplo, nós já trabalhamos com gestão de processos de negócio há mais de 15 anos em empresas de diferentes segmentos. Então, conforme você vai avançando nos diferentes ramos de negócio, você vai ganhando experiência e conhecimento. Isso facilita discutir os processos com o cliente visto que você já tem um referencial.

Segmentos de Negócio

Então vemos que as técnicas utilizadas no ciclo BPM são as mesmas e servem para os diferentes segmentos de negócios. Na prática, os processos existem em todas as empresas, independente do seu tamanho ou setor de atuação, mesmo que não sejam claros, visíveis, explícitos, documentados ou gerenciados. O problema é: se os processos estão acontecendo na sua empresa e você não está tomando conta deles, como será que eles estão acontecendo, hein!?! Por isso, a importância de entender como são esses processos para que eles possam ser analisados e melhorados.

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Pequenas empresas

Será que faz sentido para pequenas empresas e startups utilizarem BPM? As pesquisas científicas que fazemos sobre esse assunto apontam que as pequenas empresas precisam muito de Gestão de Processos. Olhando os dados do SEBRAE, percebe-se que algumas das principais causas para a falência de Startups e Pequenas Empresas estão ligadas de alguma forma aos problemas de gestão.

Na dheka nós trabalhamos com esse tema há algum tempo e criamos uma abordagem chamada Process Thinking, voltada para pequenas empresas e Startups. O Process Thinking já roda em alguns clientes. 

Process Thinking – Gestão de Processos de Negócio para Startups e Pequenas Empresas

Existem empresas que não sabem como definir o preço do seu produto ou serviço porque não têm um processo de precificação. Assim, acabam deixando de considerar alguns custos significativos na sua formação de preços. Isso faz com que essas empresas achem que estão ganhando dinheiro, mas na verdade estão tendo prejuízos ou pagando para trabalhar e, em algum momento mais adiante, essas empresas irão quebrar por conta disso.

Outro exemplo é relacionado ao estoque das empresas. Há empresas que muitas vezes quando precisam de algum item do seu estoque percebem que este item está em falta e por isso ficam impossibilitadas de atender aos seus clientes ou precisam pagar mais caro para repor este estoque em caráter de emergência. Por outro lado, também existem as empresas que deixam acumular vários produtos no estoque, ficando com seus ativos imobilizados e sem capital de giro porque não houve planejamento sobre o processo de gestão de estoque.

Existem também as empresas que passam pelo que chamamos de dor do crescimento que é quando a empresa está no momento de expandir, mas começam a acontecer alguns problemas que desestabilizam a operação da empresa. Por exemplo, a saída de algum funcionário ou quando alguém tira férias e o trabalho é impactado por conta disso.

Todos esses exemplos são de problemas gerados pela falta de processos. Então, tanto a startup quanto a pequena empresa têm necessidade de processos estabelecidos para uma operação de sucesso.

Conclusão

Concluindo, é possível perceber que existem processos em todas as empresas e que esses processos podem ser analisados e melhorados. A ideia de processos pode ser estendida inclusive para a nossa vida pessoal porque quando observamos o nosso dia a dia vemos que estamos participando de diferentes processos: a forma como você cuida da sua casa ou faz seus cuidados pessoais também tem seus processos e cada um de nós executa de formas diferentes. Então, se existem muitos processos envolvidos na nossa vida pessoal, imagina dentro de uma empresa? Portanto, vemos que processos e gestão de processos de negócio servem para a sua empresa também!

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Referências

MAGDALENO, A. M.; ENGIEL, P.; TAVARES, R. L.; et al., 2017, “Bridging the Gap between Brazilian Startups and Business Processes – Process Thinking’s Initial Exploratory Case Study“, Revista Brasileira de Sistemas de Informação (iSys), v. 10, n. 1, pp. 19–38.

VALENTIM, M. “Modelagem de Processos de Negócio para Startups – Processo de Gestão da Inovação do Process Thinking”, Trabalho de Conclusão de Curso (TCC), Universidade Federal Fluminense – UFF, Niterói, RJ, Brasil, 2019.

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