Estamos vivendo em um mundo em plena transformação. A sociedade, a economia e a política vivem um momento de ruptura histórica, puxado por movimentos globais que geram incertezas e insatisfação. Isso de certa forma tem levado as organizações públicas e privadas a pensaram em como entregar melhores produtos e serviços da seguinte maneira: através de maior eficiência e eficácia, cada vez com menos defeitos e desperdícios, atendendo de forma ágil e efetiva as expectativas dos clientes e de forma cada vez mais sustentável em âmbitos por exemplo: social, econômico e ecológico. Isso é quase uma regra para aquelas que desejam sobreviver.

Através desse artigo quero mostrar os 7 passos para uma transformação de processos de sucesso. Esse é o caminho que tenho encontrado para implementar mudanças de alto impacto e com grande relevância nas organizações por onde tenho passado. Mas eu já te adianto: esse processo não pode ser demorado, caso contrário, o que você irá propor pode não fazer mais sentido quando chegar a hora da implementação.

Esse assunto te interessa? Então, fique comigo que você aprenderá um método que poderá mudar os resultados da organização em que você faz parte.

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Antes de prosseguir no método, deixa eu falar de duas premissas importantes para esse trabalho:

• Identifique um objetivo estratégico.
• Analise o contexto ao qual seu processo está inserido.

Agora, vamos aprofundar nossa compreensão desses dois pontos.

Premissas da Transformação de Processos

Antes de mostrar o método, julgo necessário uma breve contextualização. Não quero nesse artigo detalhar a parte de gestão de projetos, priorização de processos, gestão estratégica, dentre outros. Podemos falar desses temas em outro momento. No entanto, para que o método a ser apresentado tenha seu resultado potencializado, creio ser importante:

1- Ao selecionar o processo a ser trabalhado, identifique a qual objetivo estratégico ou diretriz da organização ele está vinculado.

Eu posso naturalmente melhorar/transformar um processo sem que ele esteja conectado a nenhuma diretriz, isto é fato. Acontece que se eu conseguir “linkar” esse processo a um objetivo que a organização esteja querendo atingir, meu trabalho ganha muito mais sentido.

Saber que para atingir tal objetivo eu tenho que trabalhar determinado processo, traz um fundamento sólido na iniciativa. Busque sempre isso.

2 – É crucial adotar uma visão interfuncional do processo.

Muitas vezes os processos são trabalhados de forma isolada para não dizer de forma departamental. Isso viola totalmente as regras quando falamos da disciplina BPM.

Ao se adotar a prática de olhar apenas para o departamento, você perderá informações importantes tais como: De onde vem o documento ou a informação que preciso para iniciar meu processo? Está de forma adequada? Qual impacto desse trabalho no contexto geral da organização? E por aí vai…

Resumindo, preciso saber qual o contexto do processo que estou trabalhando.

Princípios para uma Transformação de Processos de sucesso

Para ajudar a moldar nossa visão sobre o resultado do projeto, apresento brevemente alguns princípios que considero essenciais para uma transformação de processos bem-sucedida. São eles:

1. Busque soluções práticas e executáveis;
2. Mantenha uma visão abrangente do processo;
3. Faça entregas contínuas;
4. Mantenha o foco na obtenção de ganhos;
5. Analise fatos e dados para embasar as decisões.

Ciclo de Transformação de Processos

Para ficar um pouco mais claro, vamos conhecer em detalhes os 7 passos do ciclo de Transformação de Processos de sucesso.

PASSO 1: Estabeleça o objetivo da Transformação de Processos

Cada projeto de transformação de processos deve definir um foco e um caminho exclusivo para garantir a efetividade dos resultados. Isso servirá como a principal diretriz para o trabalho. Alguns exemplos são:

Ao estabelecer esse direcionador, todo trabalho fará mais sentido e aumenta-se a chance de sucesso.

A frase dita no filme “Alice no País das Maravilhas” tem total sentido aqui:

“Quando não sabemos para onde ir, qualquer caminho serve”

Por isso antes de começar o desenvolvimento do trabalho lembre-se: Defina o objetivo da transformação de processos.

PASSO 2: Entenda o funcionamento do processo atual

Imagine que você esteja com dores fortes no joelho. O procedimento normal é procurar um especialista para diagnosticar a causa dessas dores e prescrever um tratamento adequado, correto? Ainda nessa situação, você então vai ao médico buscar o tal tratamento. Ao entrar no consultório, o médico nem olha na sua cara e te receita antidepressivos por achar que isso é invenção da sua cabeça. Faz sentido?

Pois é…. A mesma coisa acontece se em uma situação de melhoria/transformação de processos você simplesmente ignorar conhecer a situação atual e começar a propor soluções que não fazem o menor sentido.

Não estou falando para você passar meses “entendendo” o processo. O propósito aqui é conhecer o processo de forma que seja possível identificar os principais pontos críticos a serem analisados.

PASSO 3: Identifique os principais problemas a serem resolvidos

Gosto da frase de Charles Kettering, um inventor e filósofo que diz o seguinte:

“Um problema exposto com clareza já fica meio resolvido”

De fato, todo projeto existe para resolver uma situação específica. Quando um gestor te chama para um projeto dessa natureza, certamente ele te dirá algumas angústias e problemas que vêm enfrentando. O caminho natural é que ele peça ajuda para resolver, essa ou essas situações problemáticas da organização. Aqui eu faço a seguinte ressalva.

Existem dois momentos importantes para levantar esses problemas:

1. Momento de definição do escopo do projeto – este é o diálogo inicial com o gestor da organização, onde são relatados os principais problemas, na visão dele, sobre o processo em questão. Registre esses problemas inicialmente, pois preferencialmente devem ser solucionados.
   
2. Momento de entendimento do processo atual – conforme mencionado no tópico anterior, ao compreender o real funcionamento do processo, naturalmente mais problemas serão evidenciados. Complete o documento preenchido na fase inicial junto ao gestor com os problemas identificados nesta etapa.”

Dica: Estabeleça 3 problemas principais a serem resolvidos pelo projeto.

Por que isso? Esses 3 problemas serão pactuados com o gestor e deverão ser resolvidos durante o projeto. Esse será o seu compromisso e meta. O que fazer com os outros problemas identificados? Na medida do possível, resolva eles também. Isso será o “plus” do projeto.

PASSO 4: Estabeleça os ganhos a serem alcançados

Este é outro ponto crucial nesta jornada. Ganhos representam os diversos resultados obtidos com a implementação dos novos processos. Esses ganhos precisam estar alinhados aos resultados esperados, que podem ser tanto financeiros quanto não financeiros. Alguns exemplos incluem:

• Ganhos financeiros: Por exemplo, “Aumento de receita.”
• Ganhos não financeiros: Por exemplo, “Aumento no nível de satisfação do cliente.”

Dica: Estabeleça no máximo três ganhos a serem alcançados.

Esses ganhos devem estar vinculados aos principais problemas identificados e que serão resolvidos no passo anterior.

PASSO 5: Formule indicadores para mensurar os ganhos pretendidos

Como saber se o projeto valeu a pena? E os ganhos estabelecidos, foram atingidos?

Pois é.… essa é uma parte muito importante e que muitas vezes é negligenciada. Tão importante quanto medir no final do projeto é medir no início também. Para que isso? Simplesmente porque você precisa saber quais são os números que refletem a situação atual do processo, para no fim, após a aplicação das propostas de melhorias, verificar se surtiram o efeito desejado.

Dica: Com os indicadores estabelecidos, faça uma medição da situação atual (linha de base) e posteriormente após a aplicação das propostas, meça novamente para ver a diferença.

Se houver uma melhora da situação atual para situação projetada é sinal de que seu projeto obteve sucesso. Caso contrário, todo esforço não trouxe o resultado esperado.

PASSO 6: Propor ações para alcançar ganhos

Quando falamos de propostas para alcance dos ganhos, falamos de ações específicas que contribuem para esse propósito. O termo melhoria está associado a ação de melhorar um processo, aumentando a capacidade da organização em gerar valor.

Nesse contexto, seguem alguns tipos de melhorias que podem ser aplicadas:

• Definição de papéis e responsabilidades;
• Readequação de atividades;
• Capacitação de pessoal;
• Implantação de novo sistema;
• Revisão de políticas e etc.

Dica: Relacione cada melhoria proposta aos ganhos esperados. Isso ajudará o resultado de todo o trabalho.

PASSO 7: Estabeleça critérios para implementação

Vamos supor que você tenha 15 propostas de melhorias estabelecidas. O que fazer nesse momento? Uma boa prática, sem dúvida, é priorizar as ações chamadas de ganhos rápidos, as famosas ‘Quick Wins’. Já ouviu falar delas?

Uma quick win possui três características básicas:

1. Ganho rápido na implementação;
2. Baixo custo;
3. Fácil implementação.

O gráfico abaixo ilustra bem essa ideia:

Dica: Seguindo a dica de priorização, agrupe as propostas de melhorias em fases e realize entregas contínuas.

Considerações Finais

Esses passos podem guiar o desenvolvimento do trabalho de forma a trazer sentido e propósito. É importante ressaltar que um projeto dessa natureza não precisa aguardar um ano para demonstrar resultados.

Estamos inseridos em um mundo em constante transformação, com alguns aspectos evoluindo em ritmo acelerado. Se nossos projetos não conseguirem responder prontamente a essas demandas e não demonstrarem relevância frente ao cenário atual, todo o esforço pode perder sentido.

Aviso importante: Se, em algum momento do projeto, você identificar uma melhoria que possa ser implementada imediatamente (Quick Win), não espere a fase de implantação do projeto. Implemente imediatamente!

Relembrando de forma objetiva os 7 passos para uma transformação de processos de sucesso:

1. Estabelecer o objetivo da transformação de processos;
2. Conhecer o funcionamento do processo atual;
3. Identificar os principais problemas a serem resolvidos;
4. Estabelecer os ganhos a serem alcançados;
5. Formular indicadores que mensurem os ganhos pretendidos;
6. Levantar propostas que contribuam para o atingimento dos ganhos;
7. Estabelecer critérios para implementação.

Parece muita coisa? Não tenha medo. É mais simples do que parece.

Então é isso… Mão na massa.

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