No post anterior, entendemos um pouco mais sobre a importância da colaboração para o sucesso dos negócios. Porém, não vai existir uma colaboração bem-sucedida se não entendermos os 4 elementos-chave da colaboração: comunicação, coordenação, memória e percepção (ARAUJO e BORGES, 2007, MAGDALENO, 2013). Estes aspectos ajudam a caracterizar as interações e a cooperação em um grupo.

Para colaborar, os indivíduos têm que trocar informações (comunicação), organizar-se (coordenação) e operar em conjunto em um espaço de trabalho coletivo (memória). Através da percepção, o indivíduo se informa sobre o que está acontecendo e adquire as informações necessárias para o seu trabalho. Estes aspectos não podem ser considerados isoladamente, pois se encontram intimamente dependentes e relacionados entre si.

Comunicação

O primeiro obstáculo à colaboração ou cooperação é vencer a distância entre os membros do grupo, ou seja, estabelecer a comunicação entre as partes envolvidas para que elas possam obter sucesso ao trabalhar em equipe ou formar uma rede de colaboração. A comunicação compreende o intercâmbio de informações entre pelo menos dois indivíduos, com a compreensão da mesma pelos envolvidos. A comunicação apoia a criação de um entendimento comum e compartilhado. Os membros de um grupo precisam se comunicar regularmente para organizar o trabalho, negociar, designar tarefas, tomar decisões, firmar compromissos e resolver problemas.

Dentro de um grupo, a comunicação pode ser realizada em tempo real (síncrona) ou em momentos diferentes (assíncrona). Na forma síncrona (por exemplo, chats, mensagens e etc.), os interlocutores estão presentes simultaneamente e disponíveis e a mensagem enviada é recebida imediatamente. Na forma assíncrona (por exemplo, e-mails, fóruns e etc.) o tempo é mais flexível: a mensagem pode ser recebida em um momento posterior indeterminado.

A comunicação assíncrona normalmente é utilizada quando se deseja valorizar a reflexão dos participantes, pois estes terão mais tempo antes de agir. Já na comunicação síncrona, valoriza-se a velocidade da interação, visto que o tempo de resposta entre a ação de um participante e a reação de seus companheiros é curto.

Coordenação

O trabalho em grupo demanda um esforço adicional para a coordenação de seus membros e suas atividades. Ou seja, é necessário um trabalho de articulação para que a colaboração possa ser obtida a partir da soma dos trabalhos individuais. A coordenação entre as atividades do grupo é necessária para que o trabalho de um não afete indevidamente o trabalho dos outros, visto que existem interdependências entre essas atividades (HAINES e VEHRING, 2012).

A coordenação organiza o grupo para evitar que esforços de comunicação sejam perdidos e para que as tarefas sejam realizadas na ordem correta, no tempo previsto e cumprindo as restrições e objetivos, a fim de evitar que os participantes se envolvam em tarefas conflitantes ou repetitivas. A coordenação visa manter a “vida do grupo”, através de estímulos às contribuições de cada participante, agendamento de eventos, tomada de decisões e estabelecimento de um ritmo aos trabalhos e encontros.

Memória de grupo

Comunicação e coordenação, apesar de vitais, não são suficientes para a colaboração. Os grupos também precisam produzir, manipular, organizar e compartilhar diferentes tipos de informação relacionada às atividades sendo realizadas. A memória de grupo é o armazenamento dos dados relativos ao desenvolvimento da atividade colaborativa.

Além de construir e refinar artefatos, os participantes também compartilham reflexões sobre o trabalho sendo produzido. Assim, é importante preservar não só o conhecimento formal ou explícito (embutido no histórico e organização dos artefatos) como também o conhecimento informal ou tácito sobre a criação dos produtos, as ideias, fatos, questões, pontos de vista, conversas, discussões e decisões que aconteceram no decorrer do trabalho. Ainda que este conhecimento tácito seja mais difícil de ser capturado, é ele que permite recuperar o histórico da discussão e o contexto em que as decisões foram tomadas (NONAKA e TAKEUCHI, 1995).

Percepção

O fenômeno de criação em grupo se dá progressivamente através da geração de novas ideias baseadas nas contribuições já elaboradas pelo grupo. Perceber e entender as atividades realizadas por outros participantes são requisitos fundamentais para que haja comunicação e interação em um grupo em direção a um objetivo comum. A percepção (ou awareness) é o “entendimento das atividades dos outros para fornecer contexto a sua própria atividade” (DOURISH e BELLOTTI, 1992). A percepção denota as práticas pelas quais os atores, de forma tácita e não intrusiva, alinham e integram as suas atividades (SCHMIDT, 2002).

Manter a percepção é considerado um fator crítico para garantir que os membros da equipe sejam capazes de coordenar os seus esforços (DOURISH e BELLOTTI, 1992, HAINES e VEHRING, 2012). A percepção compreende as informações que os membros do grupo mantêm uns a respeito dos outros, sobre as atividades e os artefatos do esforço colaborativo compartilhado (SCHMIDT, 2002). Por exemplo, através da percepção, os indivíduos podem tomar ciência do papel de cada um dentro do grupo, do que fazer, como proceder, qual o resultado das suas ações, até onde atuar, presença ou status dos membros do grupo, possíveis conflitos entre os membros do grupo, quais as modificações realizadas em um artefato, como estão os recursos compartilhados pelo grupo e etc (GUTWIN e GREENBERG, 1999, OMORONYIA et al., 2010, STEINMACHER et al., 2012).

Cada membro deve conhecer o progresso do trabalho dos companheiros e dar visibilidade das suas próprias ações: o que foi feito, como foi feito, o que falta para o término, quais são os resultados preliminares e etc. A percepção das contribuições e dos resultados gerados pelas atividades alheias ajuda os membros do grupo a oferecer contribuições com maior segurança quanto à necessidade e relevância para o produto comum (ARAUJO e BORGES, 2007, DOURISH e BELLOTTI, 1992). Quando os membros não têm conhecimento sobre o que está sendo desenvolvido pelos outros, o trabalho resultante pode não apresentar coesão e não representar as ideias do grupo como um todo.

Conclusão

Apesar da sua importância, uma colaboração efetiva ainda é um desafio. As organizações ainda têm dificuldades em planejar e explicitar como querem que a colaboração aconteça no seu dia-a-dia de trabalho e tornar este planejamento da colaboração visível para todos os seus membros.

Para estimular a colaboração, é preciso investir nos 4 elementos-chave do trabalho em equipe:

1. Comunicação (trocas de informações);

2. Coordenação (organização do grupo);

3. Memória (compartilhamento de diferentes informações relacionada a uma atividade);

4. Percepção (adquirir conhecimentos por meio dos sentidos).

Referências:

ARAUJO, R. M. DE; BORGES, M. R. S., 2007, “The role of collaborative support to promote participation and commitment in software development teams“, Software Process: Improvement and Practice, v. 12, n. 3, pp. 229–246.

DOURISH, P.; BELLOTTI, V., 1992, “Awareness and coordination in shared workspaces“. In: Conference on Computer Supported Cooperative Work (CSCW), pp. 107–114, Toronto, Ontario, Canada.

GUTWIN, C.; GREENBERG, S., 1999, “A framework of awareness for small groups in shared-workspace groupware“, Technical Report 99-1, Department of Computer Science, University of Saskatchewan.

HAINES, R.; VEHRING, N., 2012, “Increasing Team Coordination and Social Motivation Through Awareness Practices: A Case Study“. In: European Conference on Information Systems (ECIS), pp. 1–12, Barcelona, Spain.

MAGDALENO, A. M., 2013, COMPOOTIM: Em Direção ao Planejamento, Acompanhamento e Otimização da Colaboração na Definição de Processos de Software. Tese de Doutorado, COPPE/UFRJ, Rio de Janeiro, RJ, Brasil.

NONAKA, I.; TAKEUCHI, H., 1995, The Knowledge-Creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. Oxford University Press, USA.

OMORONYIA, I.; FERGUSON, J.; ROPER, M.; et al., 2010, “A review of awareness in distributed collaborative software engineering“, Software: Practice and Experience, v. 40, n. 12, pp. 1107–1133.

SCHMIDT, K., 2002, “The Problem with “Awareness”: Introductory Remarks on “Awareness in CSCW””, Computer Supported Cooperative Work (CSCW), v. 11, n. 3 (Nov.), pp. 285–298.

STEINMACHER, I.; CHAVES, A. P.; GEROSA, M. A., 2012, “Awareness Support in Distributed Software Development: A Systematic Review and Mapping of the Literature“, Journal of Computer Supported Cooperative Work (JCSCW), pp. 1–40.